La ESO revoluciona sus horarios académicos

Fundado en 1951, el campus de Maidstone alberga la clínica de enseñanza de la Escuela, donde los estudiantes ofrecen tratamiento al público. ESO tiene como objetivo proporcionar un ambiente agradable y de apoyo en el que estudiar.

La ESO utiliza el software SEAtS para registrar e informar de la asistencia de los estudiantes, emitir alertas tempranas sobre los estudiantes con bajo nivel de compromiso y programar los horarios de las clases y las sesiones clínicas.

El desafío

La motivación de la ESO para digitalizarse fue inicialmente una reacción a la normativa británica sobre visados de estudios, que exigía datos actualizados de asistencia para demostrar que los estudiantes cumplían unos requisitos mínimos de conformidad.

El antiguo sistema basado en papel no era adecuado para su propósito debido a la inconsistencia en la captura de la asistencia, los errores humanos y la lenta administración de la gestión de las solicitudes tanto de los profesores como de los estudiantes en relación con su asistencia y horario.

La ESO necesitaba una solución de control de asistencia capaz de informar sobre la asistencia de los estudiantes tanto a las clases como a las sesiones clínicas, eliminar por completo el papel del proceso, proporcionar alertas tempranas para los estudiantes con bajo compromiso y ahorrar tiempo a estudiantes, profesores y docentes. Un requisito clave era la facilidad de uso, que fomentaría una rápida adopción.

Al mismo tiempo, la actual solución de horarios de la ESO consumía cada vez más tiempo. Cada curso académico tardaba más de 4 semanas en crearse y rellenarse, y cada profesor recibía los horarios creados manualmente. La carga de horarios en papel provocaba a menudo inexactitudes en los datos.

La solución

El software SEAtS combina los informes de asistencia en directo, los horarios híbridos y el apoyo específico a los estudiantes con comunicaciones automatizadas para obtener mejores resultados.

• Asistencia en el campus: se registra mediante la aplicación móvil SEAtS conectada a los iBeacon situados en cada clase. Los estudiantes simplemente pulsan un botón en su aplicación móvil y el iBeacon confirma su asistencia. Los profesores tienen la opción de atender manualmente a los estudiantes si es necesario, utilizando una tableta Classroom instalada en cada aula.
• Alerta SEAtS - notifica al profesorado cuando el compromiso de los estudiantes con sus estudios disminuye o cambia repentinamente para que el equipo de apoyo al estudiante pueda ponerse en contacto con ellos lo antes posible.
• SEAtS Schedule - simplifica la programación y distribución de horarios para estudiantes y profesores, y está disponible en la aplicación móvil SEAtS o en el escritorio. Cree instancias semanales recurrentes que pueden adaptarse a las vacaciones o a las semanas de lectura.

El impacto

El mayor impacto para la ESO tras la implantación de SEAtS ha sido el tiempo ahorrado a profesores, estudiantes y catedráticos.

SEAtS Schedule ha reducido de dos semanas a un día el tiempo necesario para crear y compartir el horario de un trimestre. Los profesores y estudiantes ya no tienen que ponerse en contacto con la facultad para obtener información sobre su asistencia y horario, ya que ahora está disponible en su smartphone.

Los profesores ya no tienen que pasar una hoja de asistencia en papel durante la clase, lo que ahorra al menos 10 minutos de cada clase y la distracción añadida que conlleva.

Los servicios de apoyo al estudiante ya no necesitan perseguir a los profesores para obtener información actualizada sobre el compromiso específico de los estudiantes. En su lugar, SEAtS Alert identifica de forma proactiva a los estudiantes con un bajo nivel de compromiso para que el profesorado pueda ponerse en contacto rápidamente y ofrecerles apoyo.

Cambiar una clase programada en el horario ahora se hace con un solo clic, con notificaciones móviles enviadas automáticamente a estudiantes y profesores para evitar confusiones.