La Universidad de Aston fomenta la permanencia de los estudiantes

Aston introdujo SEAtS en 2017. Los datos de asistencia han impulsado mejoras en los procesos relacionados con la utilización del espacio y los horarios, además de cumplir cada uno de los tres objetivos clave: agilizar los informes sobre el cumplimiento de los visados de los estudiantes, generar datos de asistencia para la acreditación profesional de la nueva facultad de medicina de Aston e informar sobre las estrategias de retención de estudiantes.

Una gran ventaja para Aston es el potente sistema de alerta temprana, que ofrece una imagen clara de la participación de los estudiantes con comunicaciones automatizadas para agilizar el contacto con ellos y obtener mejores resultados.

El desafío

Los requisitos para el visado de estudiante y las necesidades de acreditación profesional, combinados con la investigación que respalda la correlación entre la asistencia y los mejores resultados de los estudiantes, fueron factores clave a la hora de elegir SEAtS Alerts.

Por qué Aston eligió SEAtS

• Cuota de mercado - SEAtS es una de las principales soluciones de control de asistencia de estudiantes en el Reino Unido. El 70% de las universidades de Londres utilizan SEAtS para registrar la asistencia de los estudiantes. La asociación con una solución probada fue importante para Aston al elegir SEAtS.
• Acceso a los usuarios actuales: SEAtS facilitó el contacto con clientes clave sin condiciones. Aston consideró que era importante ir más allá del discurso de venta y entablar conversaciones francas con los usuarios actuales sobre cómo era el día a día de la solución.
• Flexibilidad - Hablando con los usuarios actuales de SEAtS, Aston pudo comprobar lo flexible que era la solución. Esto incluía las numerosas opciones de hardware para diferentes espacios de enseñanza, cuadros de mando personalizados y capacidades de generación de informes personalizados. Esto significaba que Aston podía hacer las cosas a su manera, en lugar de encajar sus procesos internos en sistemas rígidos.
• Integración: era importante que SEAtS pudiera integrarse con las soluciones existentes en el campus de la Universidad de Aston, como SITS (sistema de gestión de estudiantes) y CELCAT (solución de horarios).

La solución

SEAtS Alert combina los informes de asistencia con el apoyo específico a los estudiantes y las comunicaciones automatizadas para obtener mejores resultados.

La integración de Microsoft facilita la adopción temprana
La mayor sorpresa fue la rapidez con la que los estudiantes adoptaron el control de asistencia de SEAtS. Esperaban cierta resistencia, pero descubrieron que los estudiantes no sólo eran competitivos a la hora de mantener un buen registro de asistencia, sino que apreciaban que la universidad se preocupara de si asistían o no; que les preguntaran proactivamente si estaban bien si no se presentaban a clase.

El impacto

La asistencia de los estudiantes ha aumentado un 3% cada curso académico desde que se introdujo el sistema. La presentación de informes sobre el cumplimiento de los requisitos de visado ha pasado de tardar meses a minutos, mientras que la acreditación profesional está a un solo clic.

La Universidad de Aston puede ahora reaccionar más rápidamente a las necesidades de los estudiantes e intervenir precozmente con los alumnos en situación de riesgo.

Aston alcanzó una tasa de adopción del 87% en las dos primeras semanas. Esto demostró que los estudiantes se preocupaban por su registro de asistencia y que estaban dispuestos a medir su propio éxito.

Una de las grandes ventajas añadidas del uso de SEAtS fue el descubrimiento de espacios y recursos desaprovechados en el campus. Gracias a los datos de SEAtS, Aston descubrió que a menudo se reservaban hasta tres salas para un mismo evento docente, y que la mayoría de las veces los estudiantes sólo accedían a una de ellas. Los datos de SEAtS han eliminado la necesidad de realizar auditorías manuales de las salas y han mejorado la precisión de los horarios y la utilización del espacio.

Aston está entrando en su cuarto año de uso del software SEAtS, con planes para ampliar el uso del conjunto de funciones de SEAtS. Los datos de SEAtS han agilizado los procesos internos, han aumentado la productividad y han fomentado el bienestar de los estudiantes gracias a la fiabilidad de los datos de asistencia.