A Aston University aumenta a retenção de estudantes.

A Aston University é uma universidade pública de investigação com mais de 14 000 estudantes na região de West Midlands, em Inglaterra, que recebeu o prémio mais elevado do Teaching Excellence Framework (TEF) do Governo do Reino Unido.

Aston introduziu o SEAtS em 2017. Os dados de assiduidade conduziram a melhorias de processos em torno da utilização de espaços e horários, bem como a resultados em cada um dos três objectivos principais: simplificar os relatórios de conformidade com o visto de estudante, gerar dados de assiduidade de acreditação profissional para a nova escola de medicina de Aston e informar as estratégias de retenção de estudantes.

Uma grande vitória para a Aston é o poderoso sistema de alerta precoce que fornece uma imagem clara do envolvimento dos alunos com comunicações automatizadas para simplificar o contacto com os alunos e obter melhores resultados.

O desafio

Os requisitos de patrocínio de vistos de estudante e as necessidades de acreditação profissional, combinados com a investigação que apoia a correlação entre a assiduidade e os melhores resultados dos alunos, foram os principais factores na escolha dos Alertas SEAtS.

Porque é que a Aston escolheu o SEAtS

• Quota de mercado - A SEAtS é uma das principais soluções de assiduidade dos estudantes no Reino Unido. 70% das universidades em Londres utilizam a SEAtS para registar a assiduidade dos estudantes. A parceria com uma solução comprovada foi importante para a Aston escolher a SEAtS.
• Acesso aos utilizadores actuais - A SEAtS facilitou o contacto com os principais clientes sem condições. A Aston considerou que era importante ir além do discurso de vendas e participar em discussões francas com os utilizadores actuais sobre a forma como a solução era utilizada no dia a dia.
• Flexibilidade - Ao falar com os actuais utilizadores do SEAtS, a Aston pôde constatar a flexibilidade da solução. Isto incluía as numerosas opções de hardware para diferentes espaços de ensino, painéis de controlo personalizados e capacidades de elaboração de relatórios personalizados. Isto significava que a Aston podia fazer as coisas à sua maneira, em vez de encaixar os seus processos internos em sistemas rígidos.
• Integração - Era importante que o SEAtS pudesse integrar-se nas soluções existentes no campus da Aston University, incluindo o SITS (Sistema de Gestão de Estudantes) e o CELCAT (Solução de Horários).

A solução

O SEAtS Alert combina relatórios de assiduidade com apoio direcionado aos alunos e comunicações automáticas para obter melhores resultados.

A Integração Microsoft facilita a adoção antecipada

A maior surpresa foi a rapidez com que os alunos adoptaram o controlo de assiduidade SEAtS. Esperavam alguma resistência mas, em vez disso, descobriram que não só os alunos eram competitivos na manutenção de um bom registo de assiduidade, como também apreciavam o facto de a universidade se preocupar com a sua presença ou não; que lhes perguntava proactivamente se estavam bem se não comparecessem às aulas.

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O impacto

A frequência dos estudantes aumentou 3% em cada ano letivo desde que o sistema foi introduzido. A apresentação de relatórios de conformidade com os vistos passou de meses para minutos, enquanto a acreditação profissional está apenas a um clique de distância.

A Aston University pode agora reagir mais rapidamente às necessidades dos estudantes e intervir precocemente junto dos estudantes em risco.

Aston alcançou uma taxa de adoção de 87% nas primeiras duas semanas. Isto mostrou que os alunos se preocupavam com o seu registo de assiduidade e que estavam interessados em medir o seu próprio sucesso.

Esperávamos alguma reação, mas, em vez disso, descobrimos que os alunos eram competitivos na manutenção de um bom registo de assiduidade.

Um dos grandes benefícios adicionais da utilização do SEAtS foi a descoberta de espaços e recursos desperdiçados no campus. Utilizando os dados do SEAtS, a Aston descobriu que até 3 salas eram frequentemente reservadas para um único evento de ensino e, na maioria das vezes, os alunos só acediam a uma delas. Os dados do SEAtS eliminaram a necessidade de auditorias manuais às salas e melhoraram a exatidão dos horários e a utilização do espaço.

A Aston está a entrar no seu quarto ano de utilização do software SEAtS, com planos para expandir a utilização do conjunto de funcionalidades SEAtS. Os dados do SEAtS simplificaram os processos internos, aumentaram a produtividade e fomentaram o bem-estar dos alunos utilizando dados de assiduidade fiáveis.