ईएसओ ने अपने शैक्षणिक समय सारिणी में क्रांति ला दी

1951 में स्थापित, मेडस्टोन परिसर स्कूल के समर्पित शिक्षण क्लिनिक को समायोजित करता है जहां छात्र जनता को उपचार प्रदान करते हैं। ईएसओ का उद्देश्य अध्ययन करने के लिए एक दोस्ताना और सहायक वातावरण प्रदान करना है।

ईएसओ छात्र उपस्थिति को पकड़ने और रिपोर्ट करने के लिए एसईएटीएस सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है, कम सगाई वाले छात्रों के लिए शुरुआती अलर्ट प्रदान करता है, और व्याख्यान और क्लिनिक सत्रों के लिए समय सारिणी निर्धारित करता है।

चुनौती

डिजिटल जाने के लिए ईएसओ की प्रेरणा शुरू में यूके स्टूडेंट वीज़ा नियमों की प्रतिक्रिया में थी, जिसमें यह दिखाने के लिए अद्यतित उपस्थिति डेटा की आवश्यकता थी कि छात्र न्यूनतम अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा कर रहे थे।

पुरानी पेपर-आधारित प्रणाली असंगत उपस्थिति कैप्चर, मानवीय त्रुटि, और व्याख्याताओं और छात्रों दोनों से उनकी उपस्थिति और समय सारिणी के संबंध में अनुरोधों के प्रबंधन के समय लेने वाले प्रशासन के कारण उद्देश्य के लिए उपयुक्त नहीं थी।

ईएसओ को एक उपस्थिति समाधान की आवश्यकता थी जो व्याख्यान और नैदानिक सत्रों दोनों में छात्र उपस्थिति पर रिपोर्ट करने में सक्षम था, प्रक्रिया से पेपर को पूरी तरह से हटा दें, कम जुड़ाव वाले छात्रों के लिए शुरुआती अलर्ट प्रदान करें, और छात्रों, व्याख्याताओं और संकाय के लिए समय बचाएं। एक प्रमुख आवश्यकता उपयोग में आसानी थी जो तेजी से अपनाने को प्रोत्साहित करेगी।

उसी समय, ईएसओ का वर्तमान समय सारिणी समाधान अधिक से अधिक समय लेने वाला होता जा रहा था। प्रत्येक शैक्षणिक वर्ष की समय सारिणी बनाने और आबाद करने में 4 सप्ताह से अधिक का समय लग रहा था, प्रत्येक व्याख्याता को मैन्युअल रूप से बनाई गई समय सारिणी प्राप्त हो रही थी। पेपर शेड्यूल अपलोड करने से अक्सर डेटा में अशुद्धि होती है।

समाधान

SEAtS सॉफ्टवेयर बेहतर परिणामों के लिए स्वचालित संचार के साथ लाइव उपस्थिति रिपोर्टिंग, हाइब्रिड टाइमटेबलिंग और लक्षित छात्र समर्थन को जोड़ती है।

• OnCampus उपस्थिति - प्रत्येक वर्ग में स्थित iBeacon से जुड़े SEAtS मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग कर कब्जा कर लिया है. छात्र बस अपने मोबाइल ऐप पर एक बटन क्लिक करते हैं और iBeacon उनकी उपस्थिति की पुष्टि करता है। व्याख्याताओं के पास यदि आवश्यक हो तो छात्रों को मैन्युअल रूप से उपस्थित होने का विकल्प होता है, प्रत्येक कमरे में एक कक्षा का उपयोग करके एक टैबलेट लगाया जाता है।
• SEAtS अलर्ट - संकाय को सूचित करता है जब उनकी पढ़ाई में छात्र की व्यस्तता अचानक गिर जाती है या बदल जाती है ताकि छात्र सहायता टीम जल्द से जल्द पहुंच सके।
• SEAtS अनुसूची - छात्रों और व्याख्याताओं के लिए समय सारिणी के शेड्यूलिंग और वितरण को सरल करता है, और SEAtS मोबाइल ऐप या डेस्कटॉप पर उपलब्ध है। साप्ताहिक आवर्ती उदाहरण बनाएं जिन्हें छुट्टियों या पढ़ने के हफ्तों के आसपास तैयार किया जा सकता है।

प्रभाव

एसईएटीएस के कार्यान्वयन के बाद ईएसओ के लिए सबसे बड़ा प्रभाव संकाय, छात्रों और व्याख्याताओं के लिए बचाया गया समय रहा है।

SEAtS शेड्यूल ने 2 सप्ताह से एक दिन तक एक अवधि के लिए समय सारिणी बनाने और साझा करने में लगने वाले समय को कम कर दिया है। व्याख्याताओं और छात्रों को अब उनकी उपस्थिति और समय सारिणी के बारे में जानकारी के लिए संकाय से संपर्क करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि यह अब उनके स्मार्टफोन पर उपलब्ध है।

व्याख्याताओं को अब कक्षा के दौरान एक पेपर उपस्थिति पत्रक पास करने की आवश्यकता नहीं है, प्रत्येक कक्षा से कम से कम 10 मिनट की बचत और इसके साथ आने वाली अतिरिक्त व्याकुलता की बचत होती है।

छात्र सहायता सेवाओं को अब विशिष्ट छात्र जुड़ाव पर अपडेट के लिए व्याख्याताओं का पीछा करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, एसईएटीएस अलर्ट लगातार कम जुड़ाव वाले छात्रों की पहचान करता है ताकि संकाय जल्दी से पहुंच सकें और समर्थन प्रदान कर सकें।

समय सारिणी में एक अनुसूचित कक्षा को बदलने में अब एक क्लिक लगता है, भ्रम से बचने के लिए छात्रों और व्याख्याताओं को मोबाइल सूचनाएं स्वचालित रूप से भेजी जाती हैं।