O SSE revoluciona os seus horários académicos

Fundado em 1951, o campus de Maidstone alberga a clínica de ensino da Escola, onde os estudantes oferecem tratamento ao público. O ESO tem como objetivo proporcionar uma atmosfera amigável e de apoio para estudar.

O ESO utiliza o software SEAtS para registar e comunicar a assiduidade dos alunos, emitir alertas precoces para os alunos com baixo nível de participação e programar os horários das aulas e das sessões clínicas.

O desafio

A motivação do SSE para se tornar digital foi inicialmente uma reação aos regulamentos sobre vistos de estudante do Reino Unido que exigiam dados actualizados sobre a assiduidade para mostrar que os estudantes estavam a cumprir os requisitos mínimos de conformidade.

O antigo sistema em papel não se adequava ao objetivo devido à incoerência na captação da assiduidade, aos erros humanos e à morosidade na gestão dos pedidos dos professores e dos alunos relativamente à assiduidade e ao horário.

O ESO necessitava de uma solução de assiduidade que fosse capaz de apresentar relatórios sobre a assiduidade dos alunos, tanto em aulas teóricas como em sessões clínicas, eliminar totalmente o papel do processo, fornecer alertas precoces para os alunos com baixo envolvimento e poupar tempo aos alunos, professores e docentes. Um requisito fundamental era a facilidade de utilização que encorajasse uma adoção rápida.

Ao mesmo tempo, a atual solução de elaboração de horários do SSE estava a tornar-se cada vez mais morosa. Cada ano académico demorava mais de 4 semanas a criar e preencher os horários, com cada professor a receber horários criados manualmente. O carregamento de horários em papel causava frequentemente imprecisões nos dados.

A solução

O software SEAtS combina relatórios de assiduidade em tempo real, horários híbridos e apoio direcionado aos alunos com comunicações automatizadas para obter melhores resultados.

• Presença no campus - é capturada usando o aplicativo móvel SEAtS conectado ao iBeacon localizado em cada classe. Os alunos simplesmente clicam num botão na sua aplicação móvel e o iBeacon confirma a sua presença. Os professores têm a opção de atender manualmente os alunos, se necessário, usando um tablet Classroom montado em cada sala.
• Alerta SEAtS - notifica o corpo docente quando o empenho dos estudantes nos seus estudos diminui ou se altera subitamente, para que a equipa de apoio ao estudante possa intervir o mais rapidamente possível.
• SEAtS Schedule - simplifica o agendamento e a distribuição de horários para estudantes e professores, e está disponível na aplicação móvel SEAtS ou no computador. Crie instâncias semanais recorrentes que podem ser adaptadas a feriados ou semanas de leitura.

O impacto

O maior impacto para o ESO após a implementação do SEAtS foi a poupança de tempo para os professores, estudantes e docentes.

O SEAtS Schedule reduziu o tempo necessário para criar e partilhar um horário para um período letivo de 2 semanas para um dia. Os professores e os estudantes já não precisam de contactar o corpo docente para obter informações sobre a sua assiduidade e o seu horário, uma vez que estas informações estão agora disponíveis no seu smartphone.

Os professores já não precisam de passar uma folha de presenças em papel durante a aula, poupando pelo menos 10 minutos de cada aula e a distração adicional que daí advém.

Os serviços de apoio aos estudantes já não precisam de andar atrás dos professores para obter actualizações sobre o envolvimento específico dos estudantes. Em vez disso, o Alerta SEAtS identifica proactivamente os alunos com baixo envolvimento para que os professores possam rapidamente contactar e oferecer apoio.

A alteração de uma aula programada no horário é agora feita com um clique, sendo as notificações móveis enviadas automaticamente aos alunos e professores para evitar confusões.