UWL reducir la administración y mejorar la atención pastoral.

Situada en el corazón de una de las regiones empresariales más prósperas del Reino Unido, la University of West London (UWL) cuenta con un personal diverso y altamente cualificado, con gran experiencia en sus respectivas disciplinas y fuertes conexiones con industrias clave. La Universidad ha adquirido una notable reputación por su educación de alta calidad vinculada al empleo. La UWL tiene una de las mejores tasas de empleabilidad del país, con un 95% de los estudiantes trabajando a los seis meses de graduarse. Situada en el oeste de Londres y Reading, la UWL fue calificada como la "Mejor Universidad Moderna nº 1 de Londres" por The Guardian en 2013. En 2013, la UWL puso en marcha un ambicioso proyecto para implantar un nuevo e innovador sistema de control de la asistencia de los estudiantes, no solo para controlar su asistencia, sino también para mejorar el compromiso general de los estudiantes.

UWL buscaba un sistema automatizado innovador para supervisar e informar sobre la asistencia y el compromiso de los estudiantes con el fin de apoyar el bienestar y el éxito académico de los estudiantes, así como para demostrar más fácilmente el cumplimiento de los requisitos de Visado e Inmigración del Reino Unido (UKVI) para los estudiantes internacionales.

Tras investigar el mercado en busca de soluciones de software adecuadas, se asociaron con SEAtS Software para desarrollar e implantar un sistema de participación y asistencia de los estudiantes.

El desafío

Con una población estudiantil internacional creciente y diversa, UWL necesitaba un sistema que apoyara la aplicación de su política formal de compromiso y asistencia.

Esto mejoraría los procesos y los datos que sustentan el cumplimiento de los requisitos de UKVI asociados con el estatus de alta confianza Tier 4 de UWL, que permite a la Universidad patrocinar y enseñar a estudiantes internacionales.

Además, la UWL reconoció la estrecha relación entre el compromiso y la asistencia de los estudiantes con el rendimiento académico y el bienestar de los estudiantes. La mejora de la asistencia y la detección precoz de posibles problemas, con una intervención pastoral proactiva, beneficia tanto a los estudiantes como a la Universidad.

Procesos y sistemas implantados

Como es habitual en todo el sector, el UWL disponía de varias formas de recopilar datos de asistencia. La presencia en el campus se registraba mediante sistemas de control de acceso en los puntos de entrada y salida. Sin embargo, la asistencia real a clase se registraba mediante una combinación de sistemas manuales basados en papel, registros en línea y un sistema básico de recodificación de la asistencia de algunos estudiantes.

Se consideró que estos procesos ya no eran adecuados porque:

• la dependencia de la intervención manual y de la reintroducción de datos las hacía propensas a errores.
• Debido al carácter fragmentario de la información recopilada, los informes requerían un importante análisis manual, por lo que su elaboración llevaba mucho tiempo y a menudo no estaban actualizados.
• el enfoque variable absorbía un valioso tiempo de enseñanza y gestión con un beneficio cuantificable mínimo.

La solución

UWL necesitaba un sistema robusto para recopilar datos de asistencia de 12.000 estudiantes que asisten a casi 200 aulas de enseñanza y teatros en cada una de sus tres sedes principales.

La solución necesitaba:

• Mejorar el rendimiento aumentando la asistencia de los alumnos.
• Mejorar la retención reforzando el compromiso mediante una mejor atención pastoral, reduciendo el riesgo de que los estudiantes abandonen sus cursos.
• Reducir los gastos administrativos de registro, control y seguimiento de la asistencia, con el mínimo trastorno para el estudiante y el profesor en el aula.
• Apoyar el cumplimiento para el seguimiento de la asistencia de los estudiantes para UKVI para los estudiantes internacionales de una manera fluida e integrada para todos los estudiantes.
• Proporcionar una mejor imagen de la utilización de las salas para la optimización de los horarios a los equipos de instalaciones y programación, y a la alta dirección para permitir la planificación estratégica de las inversiones.

En 2013, UWL acudió al mercado para identificar soluciones adecuadas. La propuesta de SEAt'S destacó como un paquete completo que no solo permitiría un registro preciso de la asistencia a clase, sino que también era lo suficientemente flexible como para integrarse con los sistemas de datos existentes de UWL (horarios y registros de estudiantes, por ejemplo) para ofrecer una capacidad de seguimiento en tiempo real e informes enriquecidos.

Adrian Ellison, Director de Tecnologías de la Información de la UWL, ha declarado lo siguiente:

Tras una rigurosa prueba de concepto con criterios de éxito definidos, los responsables del proyecto quedaron convencidos de que el software SEAtS podía cumplir todos nuestros objetivos. SEAtS cumplía todos los requisitos de la Universidad. Se integraba con todos nuestros sistemas y sistemas de seguridad existentes, así como con nuestra infraestructura de Active Directory y SharePoint. Los terminales táctiles funcionaban con las tarjetas MIFARE de nuestros estudiantes y funcionaban con alimentación a través de Ethernet e inalámbrica, lo que redujo los plazos de implantación y los costes de instalación.

El impacto

El proyecto comenzó en julio de 2013 y la primera fase se puso en marcha en septiembre, a tiempo para el inicio del curso académico. Se instalaron y conectaron 240 terminales táctiles en todas las zonas docentes del campus.

dijo Adrian Ellison:

Durante el primer semestre hemos trabajado en equipo para depurar los datos de nuestros sistemas de origen y normalizar y validar los resultados de SEAtS. Los datos sirven ahora de base para nuestras actividades de retención de estudiantes, planificación de instalaciones e iniciativas pastorales.

El sistema ofrece una visión de los alumnos, con fotografías, que se espera que asistan a cada clase y, a continuación, los muestra en tiempo real pasando el dedo y marcándolos como "asistidos". Esto elimina la necesidad de llevar un registro local de las clases. Los alumnos que llegan tarde se marcan como tales. Los que no asisten se marcan como "ausentes". Los alumnos que se presentan a una sesión a la que no tenían previsto asistir se marcan como "imprevistos". El personal docente puede corregir cualquier anomalía, así como trasladar las clases a aulas alternativas en caso necesario.

Hay informes disponibles para informar y controlar la asistencia por estudiante, módulo, programa y Escuela.

Se envían alertas automáticas a los estudiantes que no asisten a un número predeterminado de sesiones.

El sistema SEAtS ha permitido reforzar la retención de alumnos y mejorar los informes de cumplimiento. Permite un seguimiento más preciso en tiempo real y ha reducido la administración y mejorado la transparencia de la atención pastoral.

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