UWL प्रशासन को कम करता है और देहाती देखभाल में सुधार करता है।

यूके के सबसे सफल व्यावसायिक क्षेत्रों में से एक के केंद्र में स्थित, वेस्ट लंदन विश्वविद्यालय (UWL) के पास विविध और उच्च योग्य कर्मचारियों की एक श्रृंखला है, जिनके पास अपने संबंधित विषयों में अनुभव का खजाना है, और प्रमुख उद्योगों के साथ मजबूत संबंध हैं। विश्वविद्यालय ने रोजगार से जुड़ी उच्च गुणवत्ता वाली शिक्षा के लिए एक उल्लेखनीय प्रतिष्ठा हासिल कर ली है। UWL की देश में सबसे अच्छी रोजगार दर है, जिसमें 95% छात्र स्नातक होने के छह महीने के भीतर काम करते हैं। पश्चिम लंदन और रीडिंग में स्थित, UWL को 2013 में द गार्जियन द्वारा 'लंदन में नंबर 1 सर्वश्रेष्ठ आधुनिक विश्वविद्यालय' के रूप में दर्जा दिया गया था। 2013 में, UWL ने न केवल छात्र उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए बल्कि समग्र छात्र जुड़ाव में सुधार करने के लिए एक नई नई छात्र उपस्थिति निगरानी प्रणाली को लागू करने के लिए एक महत्वाकांक्षी परियोजना शुरू की।

UWL ने छात्र कल्याण और शैक्षणिक सफलता का समर्थन करने के लिए छात्र उपस्थिति और सगाई पर निगरानी और रिपोर्ट करने के लिए एक अभिनव स्वचालित प्रणाली की मांग की, साथ ही अंतरराष्ट्रीय छात्रों के लिए यूके वीजा और आप्रवासन (UKVI) आवश्यकताओं के अनुपालन को अधिक आसानी से प्रदर्शित करने के लिए।

उपयुक्त सॉफ्टवेयर समाधानों के लिए बाजार पर शोध करने के बाद, उन्होंने छात्र सगाई और उपस्थिति प्रणाली को विकसित करने और कार्यान्वित करने के लिए एसईएटीएस सॉफ्टवेयर के साथ भागीदारी की।

चुनौती

बढ़ती और विविध अंतरराष्ट्रीय छात्र आबादी के साथ, UWL को अपनी औपचारिक सगाई और उपस्थिति नीति के कार्यान्वयन का समर्थन करने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता थी।

यह UWL के टियर 4 अत्यधिक विश्वसनीय स्थिति से जुड़े UKVI आवश्यकताओं के अनुपालन को रेखांकित करने वाली प्रक्रियाओं और डेटा में सुधार करेगा, जो विश्वविद्यालय को अंतर्राष्ट्रीय छात्रों को प्रायोजित करने और सिखाने में सक्षम बनाता है।

इसके अलावा, UWL ने अकादमिक प्रदर्शन और छात्र कल्याण के साथ छात्र जुड़ाव और उपस्थिति के बीच घनिष्ठ संबंध को मान्यता दी। सक्रिय देहाती हस्तक्षेप के साथ संभावित मुद्दों की बेहतर उपस्थिति और शीघ्र पता लगाना, छात्रों और विश्वविद्यालय दोनों को लाभान्वित करता है।

जगह में प्रक्रियाएं और सिस्टम

पूरे क्षेत्र में अभ्यास के साथ, UWL के पास उपस्थिति डेटा एकत्र करने के कई तरीके थे। प्रवेश और निकास बिंदुओं पर अभिगम नियंत्रण प्रणाली के माध्यम से परिसर में उपस्थिति दर्ज की गई थी। हालांकि, कक्षा में वास्तविक उपस्थिति मैनुअल पेपर आधारित सिस्टम, ऑनलाइन रजिस्टर और कुछ छात्रों की उपस्थिति के लिए एक बुनियादी स्वाइप रीकोडिंग सिस्टम के मिश्रण का उपयोग करके दर्ज की गई थी।

इन प्रक्रियाओं को अब उपयुक्त नहीं माना जाता था:

• मैन्युअल हस्तक्षेप और डेटा की री-कीपिंग पर निर्भरता ने उन्हें त्रुटि के लिए प्रवण बना दिया।
• एकत्रित जानकारी की खंडित प्रकृति के कारण, रिपोर्टों को महत्वपूर्ण मैनुअल विश्लेषण की आवश्यकता होती है और इस प्रकार उत्पन्न करने में समय लगता था और इसलिए अक्सर पुराना होता था।
• परिवर्तनीय दृष्टिकोण ने न्यूनतम मात्रात्मक लाभ के साथ मूल्यवान शिक्षण और प्रबंधन समय को अवशोषित किया।

समाधान

UWL को अपने तीन मुख्य स्थलों में से प्रत्येक में लगभग 12,000 शिक्षण कक्षाओं और थिएटरों में भाग लेने वाले 200 छात्रों से उपस्थिति डेटा एकत्र करने के लिए एक मजबूत प्रणाली की आवश्यकता थी।

समाधान की जरूरत है:

• छात्र उपस्थिति बढ़ाकर उपलब्धि में सुधार करें।
• बेहतर देहाती देखभाल के माध्यम से जुड़ाव को मजबूत करके प्रतिधारण में सुधार करें, जिससे छात्रों के अपने पाठ्यक्रम छोड़ने का जोखिम कम हो जाए।
• कक्षा में छात्र और व्याख्याता के लिए न्यूनतम व्यवधान के साथ, रिकॉर्डिंग, निगरानी और उपस्थिति पर अनुवर्ती कार्रवाई के प्रशासनिक ओवरहेड को कम करें।
• सभी छात्रों के लिए एक सहज और एकीकृत तरीके से अंतर्राष्ट्रीय छात्रों के लिए यूकेवीआई के लिए छात्र उपस्थिति की निगरानी के लिए समर्थन अनुपालन।
• सुविधाओं और शेड्यूलिंग टीमों के लिए समय सारिणी अनुकूलन के लिए कमरे के उपयोग की बेहतर तस्वीर प्रदान करें, और रणनीतिक निवेश योजना को सक्षम करने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन के लिए।

2013 में, UWL उपयुक्त समाधानों की पहचान करने के लिए बाजार में गया। एसईएटी का प्रस्ताव कुल पैकेज के रूप में खड़ा था जो न केवल कक्षाओं में सटीक उपस्थिति रिकॉर्डिंग की अनुमति देगा, बल्कि वास्तविक समय की निगरानी क्षमता और समृद्ध रिपोर्टिंग प्रदान करने के लिए मौजूदा यूडब्ल्यूएल डेटा सिस्टम (समय सारिणी और छात्र रिकॉर्ड, उदाहरण के लिए) के साथ एकीकृत करने के लिए पर्याप्त रूप से लचीला था।

एड्रियन एलिसन, UWL में सूचना प्रौद्योगिकी के निदेशक, यह कहना था:

प्रोजेक्ट बोर्ड परिभाषित सफलता मानदंडों के साथ अवधारणा के कठोर प्रमाण के बाद संतुष्ट थे कि एसईएटीएस सॉफ्टवेयर हमारे सभी उद्देश्यों को पूरा कर सकता है। SEAtS ने विश्वविद्यालय के लिए सभी बॉक्सों पर टिक किया। यह हमारे सभी मौजूदा सिस्टम और सुरक्षा के साथ एकीकृत था और हमारी सक्रिय निर्देशिका और SharePoint बुनियादी ढांचे के साथ एकीकृत था। टच टर्मिनलों ने हमारे मौजूदा छात्र के साथ काम किया MIFARE कार्ड और ईथरनेट और वायरलेस पर पावर पर काम किया जिसने तैनाती की समयसीमा और स्थापना लागत को कम कर दिया।

प्रभाव

परियोजना जुलाई 2013 में शुरू हुई और शैक्षणिक वर्ष की शुरुआत के लिए पहला चरण सितंबर में लाइव हो गया। 240 टच टर्मिनल स्थापित किए गए और परिसर में सभी शिक्षण क्षेत्रों में जुड़े हुए थे।

एड्रियन एलिसन ने कहा:

हमने अपने स्रोत सिस्टम में पहचाने गए डेटा मुद्दों को साफ करने और एसईएटीएस से आउटपुट को सामान्य और मान्य करने के लिए एक टीम के रूप में काम करने वाले पहले सेमेस्टर को बिताया। डेटा अब हमारे छात्र प्रतिधारण गतिविधियों, सुविधाओं की योजना और देहाती पहल को सूचित कर रहा है।

सिस्टम छात्रों का एक दृश्य प्रदान करता है, तस्वीरों के साथ पूरा होता है, जो हर कक्षा में अपेक्षित होते हैं और फिर वास्तविक समय में उन्हें स्वाइप करते हुए और 'अटेंडेड' के रूप में चिह्नित करते हुए दिखाते हैं। यह स्थानीय वर्ग रजिस्टर लेने की आवश्यकता को हटा देता है। देर से आने वाले छात्रों को इस तरह चिह्नित किया जाता है। जो उपस्थित नहीं होते हैं उन्हें 'अनुपस्थित' के रूप में दिखाया जाता है। जो छात्र एक सत्र में आते हैं, जिसमें भाग लेने के लिए उन्हें समय नहीं दिया गया था, उन्हें 'अप्रत्याशित' के रूप में दिखाया जाता है। शिक्षण कर्मचारी किसी भी विसंगतियों को ठीक कर सकते हैं और साथ ही कक्षाओं को वैकल्पिक कमरों में स्थानांतरित कर सकते हैं, आवश्यकता उत्पन्न होनी चाहिए।

छात्र, मॉड्यूल, कार्यक्रम और स्कूल द्वारा उपस्थिति की रिपोर्ट और निगरानी करने के लिए रिपोर्ट उपलब्ध हैं।

स्वचालित अलर्ट उन छात्रों को भेजे जाते हैं जो सत्रों की पूर्व-निर्धारित संख्या में भाग लेने में विफल रहते हैं।

SEAtS प्रणाली ने मजबूत छात्र प्रतिधारण और बेहतर अनुपालन रिपोर्टिंग के वितरण को सक्षम किया है। यह अधिक सटीक वास्तविक समय की निगरानी को सक्षम बनाता है और इसने प्रशासन को कम कर दिया है और देहाती देखभाल के लिए पारदर्शिता में सुधार किया है।

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