L'UWL réduit l'administration et améliore les soins pastoraux.

Située au cœur de l'une des régions commerciales les plus prospères du Royaume-Uni, l'université de West London (UWL) dispose d'un personnel diversifié et hautement qualifié, doté d'une grande expérience dans ses disciplines respectives et de liens étroits avec des industries clés. L'université a acquis une réputation remarquable en matière d'enseignement de haute qualité lié à l'emploi. L'UWL affiche l'un des meilleurs taux d'employabilité du pays, 95 % des étudiants ayant un emploi dans les six mois suivant l'obtention de leur diplôme. Située dans l'ouest de Londres et à Reading, l'UWL a été classée première meilleure université moderne de Londres par The Guardian en 2013. En 2013, l'UWL a lancé un projet ambitieux visant à mettre en œuvre un nouveau système révolutionnaire de suivi de l'assiduité des étudiants, afin non seulement de suivre l'assiduité des étudiants, mais aussi d'améliorer l'engagement général des étudiants.

L'UWL recherchait un système automatisé innovant pour contrôler et rendre compte de l'assiduité et de l'engagement des étudiants, afin de favoriser leur bien-être et leur réussite universitaire, et de démontrer plus facilement qu'ils respectent les exigences de l'UKVI (UK Visa and Immigration) pour les étudiants internationaux.

Après avoir étudié le marché pour trouver des solutions logicielles adaptées, ils se sont associés à SEAtS Software pour développer et mettre en œuvre un système d'engagement et d'assiduité des étudiants.

Le défi

Avec une population étudiante internationale croissante et diversifiée, l'UWL avait besoin d'un système pour soutenir la mise en œuvre de sa politique formelle d'engagement et d'assiduité.

Cela permettrait d'améliorer les processus et les données qui sous-tendent la conformité avec les exigences de l'UKVI associées au statut Tier 4 Highly Trusted de l'UWL, qui permet à l'université de parrainer et d'enseigner à des étudiants internationaux.

En outre, l'UWL a reconnu le lien étroit entre l'engagement et l'assiduité des étudiants, d'une part, et les résultats universitaires et le bien-être des étudiants, d'autre part. L'amélioration de l'assiduité et la détection précoce des problèmes potentiels, avec une intervention pastorale proactive, profitent à la fois aux étudiants et à l'université.

Processus et systèmes en place

Comme c'est le cas dans l'ensemble du secteur, l'UWL disposait de plusieurs moyens pour collecter les données relatives à la fréquentation. La présence sur le campus était enregistrée par des systèmes de contrôle d'accès aux points d'entrée et de sortie. Cependant, la présence effective en classe était enregistrée à l'aide d'un mélange de systèmes manuels sur papier, de registres en ligne et d'un système de base d'enregistrement par balayage pour la présence de certains étudiants.

Ces processus ont été jugés inadaptés car :

• la dépendance à l'égard de l'intervention manuelle et de la ressaisie des données les rendait sujettes à l'erreur.
• en raison de la nature fragmentaire des informations recueillies, les rapports nécessitaient une analyse manuelle importante et prenaient donc beaucoup de temps à produire, ce qui les rendait souvent obsolètes.
• l'approche variable a absorbé un temps précieux d'enseignement et de gestion pour un bénéfice quantifiable minime.

La solution

L'UWL avait besoin d'un système robuste pour collecter les données de fréquentation de 12 000 étudiants fréquentant près de 200 salles de classe et théâtres sur chacun de ses trois sites principaux.

La solution devait :

• Améliorer les résultats en augmentant l'assiduité des élèves.
• Améliorer la rétention en renforçant l'engagement grâce à une meilleure prise en charge pastorale, réduisant ainsi le risque que les étudiants quittent leurs cours.
• Réduire la charge administrative liée à l'enregistrement, au contrôle et au suivi des présences, avec un minimum de perturbations pour l'étudiant et le professeur dans la salle de classe.
• Soutenir la conformité du contrôle de l'assiduité des étudiants internationaux pour l'UKVI de manière transparente et intégrée pour tous les étudiants.
• Fournir une meilleure image de l'utilisation des salles afin d'optimiser les horaires pour les équipes chargées des installations et de la programmation, et pour la direction générale afin de permettre une planification stratégique des investissements.

En 2013, l'UWL a lancé un appel d'offres pour trouver des solutions adaptées. La proposition de SEAt'S s'est imposée comme un ensemble complet permettant non seulement un enregistrement précis des présences dans les classes, mais aussi suffisamment flexible pour s'intégrer aux systèmes de données existants de l'UWL (emploi du temps et dossiers des étudiants, par exemple) afin d'offrir une capacité de suivi en temps réel et des rapports détaillés.

Adrian Ellison, directeur des technologies de l'information à l'UWL, s'est exprimé à ce sujet :

Le comité de projet a été convaincu, à la suite d'une validation rigoureuse du concept avec des critères de réussite définis, que le logiciel SEAtS pouvait répondre à tous nos objectifs. SEAtS a coché toutes les cases pour l'Université. Il s'est intégré à tous nos systèmes et à notre sécurité existants, ainsi qu'à notre infrastructure Active Directory et SharePoint. Les terminaux tactiles fonctionnent avec les cartes MIFARE des étudiants et sont alimentés par Ethernet et sans fil, ce qui réduit les délais de déploiement et les coûts d'installation.

L'impact

Le projet a démarré en juillet 2013 et la première phase a été mise en service en septembre, à temps pour le début de l'année universitaire. 240 terminaux tactiles ont été installés et connectés dans toutes les zones d'enseignement du campus.

Adrian Ellison a déclaré

Nous avons passé le premier semestre à travailler en équipe pour nettoyer les problèmes de données identifiés dans nos systèmes sources et pour normaliser et valider les résultats de SEAtS. Les données alimentent désormais nos activités de rétention des étudiants, la planification des installations et les initiatives pastorales.

Le système fournit une vue d'ensemble des élèves, avec leurs photos, qui sont attendus dans chaque classe, puis les montre en temps réel en train de glisser dans la classe et de marquer leur présence. Il n'est donc plus nécessaire de tenir des registres de classe locaux. Les élèves en retard sont signalés comme tels. Ceux qui ne sont pas présents sont indiqués comme "absents". Les élèves qui se présentent à une session à laquelle ils n'étaient pas censés assister sont indiqués comme "inattendus". Le personnel enseignant peut corriger toute anomalie et transférer des classes dans d'autres salles si nécessaire.

Des rapports sont disponibles pour rendre compte et contrôler l'assiduité par étudiant, par module, par programme et par école.

Des alertes automatiques sont envoyées aux étudiants qui n'assistent pas à un nombre prédéterminé de sessions.

Le système SEAtS a permis de renforcer la rétention des étudiants et d'améliorer les rapports de conformité. Il permet un suivi plus précis en temps réel, réduit les tâches administratives et améliore la transparence des soins pastoraux.

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