L'UWL riduce l'amministrazione e migliora la cura pastorale.

Situata nel cuore di una delle regioni economiche di maggior successo del Regno Unito, l'Università di West London (UWL) vanta un personale diversificato e altamente qualificato, con una grande esperienza nelle rispettive discipline e forti legami con le industrie chiave. L'Università ha acquisito una notevole reputazione per l'alta qualità dell'istruzione legata all'occupazione. L'UWL ha uno dei migliori tassi di occupabilità del Paese, con il 95% degli studenti che lavorano entro sei mesi dalla laurea. Situata nella zona ovest di Londra e a Reading, l'UWL è stata classificata come la "migliore università moderna di Londra" dal The Guardian nel 2013. Nel 2013, l'UWL ha avviato un ambizioso progetto per l'implementazione di un nuovo e rivoluzionario sistema di monitoraggio delle presenze degli studenti, non solo per tenere traccia delle presenze, ma anche per migliorare l'impegno complessivo degli studenti.

L'UWL cercava un sistema innovativo e automatizzato per monitorare e riportare la frequenza e l'impegno degli studenti, al fine di supportare il loro benessere e il loro successo accademico, nonché di dimostrare più facilmente la conformità ai requisiti UK Visa and Immigration (UKVI) per gli studenti internazionali.

Dopo aver fatto una ricerca sul mercato per trovare le soluzioni software più adatte, hanno collaborato con SEAtS Software per sviluppare e implementare un sistema di coinvolgimento e frequenza degli studenti.

La sfida

Con una popolazione studentesca internazionale in crescita e diversificata, l'UWL aveva bisogno di un sistema che supportasse l'implementazione della sua politica formale di impegno e frequenza.

Ciò migliorerebbe i processi e i dati alla base della conformità ai requisiti UKVI associati allo status Tier 4 Highly Trusted dell'UWL, che consente all'Università di sponsorizzare e insegnare a studenti internazionali.

Inoltre, l'UWL ha riconosciuto lo stretto legame tra l'impegno e la frequenza degli studenti, il rendimento accademico e il benessere degli studenti. Il miglioramento della frequenza e l'individuazione precoce di potenziali problemi, con un intervento pastorale proattivo, vanno a vantaggio sia degli studenti che dell'Università.

Processi e sistemi in atto

Come avviene in tutto il settore, l'UWL disponeva di diversi modi per raccogliere i dati sulle presenze. La presenza nel campus veniva registrata attraverso i sistemi di controllo degli accessi ai punti di ingresso e di uscita. Tuttavia, le presenze effettive in classe sono state registrate utilizzando un mix di sistemi manuali cartacei, registri online e un sistema di base di ricodifica a strisciamento per alcune presenze degli studenti.

Questi processi sono stati ritenuti non più idonei in quanto:

• la dipendenza dall'intervento manuale e dalla reimmissione dei dati li rendeva soggetti a errori.
• a causa della natura frammentaria delle informazioni raccolte, i report richiedevano un'analisi manuale significativa e quindi richiedevano molto tempo per essere generati e spesso non erano aggiornati.
• l'approccio variabile ha assorbito tempo prezioso per l'insegnamento e la gestione con un beneficio minimo quantificabile.

La soluzione

L'UWL aveva bisogno di un sistema robusto per raccogliere i dati di presenza di 12.000 studenti che frequentavano quasi 200 aule didattiche e teatri in ognuna delle sue tre sedi principali.

La soluzione doveva essere:

• Migliorare i risultati aumentando la frequenza degli studenti.
• Migliorare la retention rafforzando il coinvolgimento attraverso una migliore assistenza pastorale, riducendo il rischio che gli studenti abbandonino i corsi.
• Ridurre le spese amministrative per la registrazione, il monitoraggio e il controllo delle presenze, con il minimo disturbo per gli studenti e i docenti in classe.
• Supportare la conformità per il monitoraggio della frequenza degli studenti per l'UKVI per gli studenti internazionali in modo continuo e integrato per tutti gli studenti.
• Fornire un quadro migliore dell'utilizzo delle sale per l'ottimizzazione degli orari per i team delle strutture e della programmazione, e per l'alta dirigenza per consentire la pianificazione strategica degli investimenti.

Nel 2013, l'UWL si è rivolta al mercato per individuare soluzioni adeguate. La proposta di SEAt'S si è distinta come un pacchetto completo che non solo avrebbe consentito una registrazione accurata delle presenze nelle classi, ma che era anche sufficientemente flessibile da integrarsi con i sistemi di dati esistenti dell'UWL (ad esempio, la pianificazione degli orari e i registri degli studenti) per fornire una capacità di monitoraggio in tempo reale e una ricca reportistica.

Adrian Ellison, direttore della tecnologia informatica dell'UWL, ha commentato così:

Dopo un rigoroso proof of concept con criteri di successo definiti, il consiglio di progetto ha ritenuto che il software SEAtS potesse soddisfare tutti i nostri obiettivi. SEAtS ha risposto a tutte le esigenze dell'Università. Si è integrato con tutti i nostri sistemi e la sicurezza esistenti ed è stato integrato con la nostra infrastruttura Active Directory e SharePoint. I terminali touch funzionavano con le nostre carte MIFARE per studenti esistenti e funzionavano tramite Power over Ethernet e wireless, riducendo i tempi di implementazione e i costi di installazione.

L'impatto

Il progetto è iniziato a luglio 2013 e la prima fase è stata avviata a settembre, in tempo per l'inizio dell'anno accademico. 240 terminali touch sono stati installati e collegati in tutte le aree didattiche del campus.

Adrian Ellison ha dichiarato:

Abbiamo trascorso il primo semestre lavorando in team per ripulire i dati identificati nei nostri sistemi di origine e per normalizzare e convalidare i risultati di SEAtS. I dati sono ora alla base delle nostre attività di mantenimento degli studenti, della pianificazione delle strutture e delle iniziative pastorali.

Il sistema fornisce una vista degli studenti, completa di fotografie, che sono attesi in ogni classe e mostra in tempo reale il loro ingresso e la loro presenza. In questo modo si elimina la necessità di prendere i registri di classe locali. Gli studenti in ritardo sono contrassegnati come tali. Quelli che non partecipano sono indicati come "assenti". Gli studenti che si presentano a una sessione per la quale non era prevista la presenza sono indicati come "imprevisti". Il personale docente può correggere eventuali anomalie e trasferire le classi in aule alternative, se necessario.

Sono disponibili rapporti che consentono di visualizzare e monitorare le presenze per studente, modulo, programma e scuola.

Agli studenti che non frequentano un numero predeterminato di sessioni vengono inviati avvisi automatici.

Il sistema SEAtS ha permesso di rafforzare il mantenimento degli studenti e di migliorare la rendicontazione della conformità. Consente un monitoraggio più accurato in tempo reale e ha ridotto l'amministrazione e migliorato la trasparenza dell'assistenza pastorale.

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