UWL minskar administrationen och förbättrar den pastorala omsorgen.

University of West London (UWL) ligger i hjärtat av en av Storbritanniens mest framgångsrika affärsregioner och har en rad olika och högt kvalificerade medarbetare med stor erfarenhet inom sina respektive discipliner och starka kontakter med viktiga branscher. Universitetet har skaffat sig ett anmärkningsvärt rykte för högkvalitativ utbildning kopplad till sysselsättning. UWL har en av de bästa anställningsbarheterna i landet, med 95% av studenterna i arbete inom sex månader efter examen. UWL ligger i västra London och Reading och rankades som "No.1 Best Modern University in London" av The Guardian 2013. Under 2013 inledde UWL ett ambitiöst projekt för att implementera ett banbrytande nytt system för övervakning av studenternas närvaro, inte bara för att spåra studenternas närvaro utan också för att förbättra det övergripande studentengagemanget.

UWL sökte ett innovativt automatiserat system för att övervaka och rapportera studentnärvaro och engagemang för att stödja studenternas välbefinnande och akademiska framgång, samt för att lättare visa överensstämmelse med UK Visa and Immigration (UKVI) krav för internationella studenter.

Efter att ha undersökt marknaden för lämpliga programvarulösningar inledde de ett samarbete med SEAtS Software för att utveckla och implementera ett system för studentengagemang och närvaro.

Utmaningen

Med en växande och mångskiftande internationell studentpopulation behövde UWL ett system för att stödja genomförandet av sin formella policy för engagemang och närvaro.

Detta skulle förbättra de processer och data som ligger till grund för efterlevnaden av UKVI:s krav i samband med UWL:s Tier 4 Highly Trusted Status, som gör det möjligt för universitetet att sponsra och undervisa internationella studenter.

Dessutom har UWL insett det nära sambandet mellan studenternas engagemang och närvaro, akademiska prestationer och studenternas välbefinnande. Förbättrad närvaro och tidig upptäckt av potentiella problem, med proaktiva pastorala insatser, gynnar både studenterna och universitetet.

Processer och system på plats

I likhet med praxis inom sektorn hade UWL flera sätt att samla in närvarouppgifter. Närvaron på campus registrerades via passerkontrollsystem vid in- och utgångar. Den faktiska närvaron på lektionerna registrerades dock med en blandning av manuella pappersbaserade system, onlineregister och ett grundläggande system för omkodning av vissa studenters närvaro.

Dessa processer ansågs inte längre vara lämpliga som:

• Beroendet av manuella ingrepp och återinmatning av data gjorde dem känsliga för fel.
• På grund av att den insamlade informationen var fragmenterad krävde rapporterna omfattande manuell analys och var därför tidskrävande att ta fram, och de var därför ofta inaktuella.
• Den variabla metoden tog upp värdefull undervisnings- och ledningstid med minimal kvantifierbar nytta.

Lösningen

UWL behövde ett robust system för att samla in närvarodata från 12 000 studenter i nästan 200 klassrum och teatrar på var och en av de tre huvudorterna.

Lösningen behövde:

• Förbättra resultaten genom att öka elevernas närvaro.
• Förbättra behållningen genom att stärka engagemanget genom förbättrad pastoralvård, vilket minskar risken för att studenter lämnar sina kurser.
• Minska de administrativa kostnaderna för registrering, övervakning och uppföljning av närvaro, med minsta möjliga störning för studenten och föreläsaren i klassrummet.
• Stötta efterlevnaden för att övervaka studentnärvaro för UKVI för internationella studenter på ett sömlöst och integrerat sätt för alla studenter.
• Ge en bättre bild av rumsutnyttjandet för optimering av tidtabeller för anläggnings- och schemaläggningsteamen, och för den högsta ledningen för att möjliggöra strategisk investeringsplanering.

2013 gick UWL ut på marknaden för att identifiera lämpliga lösningar. SEAt'S förslag framstod som ett helhetspaket som inte bara skulle möjliggöra korrekt registrering av närvaro på lektioner utan också var tillräckligt flexibelt för att integreras med befintliga UWL-datasystem (till exempel schemaläggning och studentregister) för att tillhandahålla övervakningskapacitet i realtid och omfattande rapportering.

Adrian Ellison, Director of Information Technology vid UWL, hade följande att säga:

Efter ett rigoröst proof of concept med definierade framgångskriterier var projektstyrelsen övertygad om att SEAtS programvara kunde uppfylla alla våra mål. SEAtS uppfyllde alla krav för universitetet. Den integrerades med alla våra befintliga system och säkerhetsfunktioner samt med vår Active Directory- och SharePoint-infrastruktur. Pekterminalerna fungerade med våra befintliga MIFARE-kort för studenter och fungerade via Power over Ethernet och trådlöst, vilket minskade tidsåtgången för driftsättning och installationskostnaderna.

Konsekvenser

Projektet startade i juli 2013 och den första fasen gick live i september i tid för starten av det akademiska året. 240 pekterminaler installerades och kopplades upp i alla undervisningslokaler på campusområdet.

Adrian Ellison sade:

Under den första terminen arbetade vi som ett team för att rensa identifierade dataproblem i våra källsystem och för att normalisera och validera utdata från SEAtS. Uppgifterna ligger nu till grund för våra aktiviteter för att behålla studenter, planering av anläggningar och pastorala initiativ.

Systemet ger en bild av elever, komplett med fotografier, som förväntas delta i varje klass och visar sedan i realtid hur de swipar in och markeras som "närvarade". Detta eliminerar behovet av att ta lokala klassregister. Elever som är sena markeras som sådana. De som inte närvarar visas som "frånvarande". Elever som dyker upp på en lektion som de inte var schemalagda för att delta i visas som "oväntade". Den undervisande personalen kan korrigera eventuella avvikelser samt flytta klasser till alternativa rum om det skulle behövas.

Rapporter finns tillgängliga för att rapportera och övervaka närvaro per student, modul, program och skola.

Automatiska varningar skickas till studenter som inte deltar i ett förutbestämt antal sessioner.

SEAtS-systemet har gjort det möjligt att stärka elevhälsan och förbättra rapporteringen om efterlevnad. Det möjliggör mer exakt realtidsövervakning och har minskat administrationen och förbättrat transparensen för den pastorala vården.

Hämta din kostnadsfria kopia