Aston University aumenta a retenção de estudantes

Aston introduziu o SEAtS em 2017. Os dados de assiduidade conduziram a melhorias de processos em torno da utilização de espaços e horários, bem como a resultados em cada um dos três objectivos principais: simplificar os relatórios de conformidade com o visto de estudante, gerar dados de assiduidade de acreditação profissional para a nova escola de medicina de Aston e informar as estratégias de retenção de estudantes.

Uma grande vitória para a Aston é o poderoso sistema de alerta precoce que fornece uma imagem clara do envolvimento dos alunos com comunicações automatizadas para simplificar o contacto com os alunos e obter melhores resultados.

O desafio

Os requisitos de patrocínio de vistos de estudante e as necessidades de acreditação profissional, combinados com a investigação que apoia a correlação entre a assiduidade e os melhores resultados dos alunos, foram os principais factores na escolha dos Alertas SEAtS.

Porque é que a Aston escolheu o SEAtS

• Quota de mercado - A SEAtS é uma das principais soluções de assiduidade dos estudantes no Reino Unido. 70% das universidades em Londres utilizam a SEAtS para registar a assiduidade dos estudantes. A parceria com uma solução comprovada foi importante para a Aston escolher a SEAtS.
• Acesso aos utilizadores actuais - A SEAtS facilitou o contacto com os principais clientes sem condições. A Aston considerou que era importante ir além do discurso de vendas e participar em discussões francas com os utilizadores actuais sobre a forma como a solução era utilizada no dia a dia.
• Flexibilidade - Ao falar com os actuais utilizadores do SEAtS, a Aston pôde constatar a flexibilidade da solução. Isto incluía as numerosas opções de hardware para diferentes espaços de ensino, painéis de controlo personalizados e capacidades de elaboração de relatórios personalizados. Isto significava que a Aston podia fazer as coisas à sua maneira, em vez de encaixar os seus processos internos em sistemas rígidos.
• Integração - Era importante que o SEAtS pudesse integrar-se nas soluções existentes no campus da Aston University, incluindo o SITS (Sistema de Gestão de Estudantes) e o CELCAT (Solução de Horários).

A solução

O SEAtS Alert combina relatórios de assiduidade com apoio direcionado aos alunos e comunicações automáticas para obter melhores resultados.

A Integração Microsoft facilita a adoção precoce
A maior surpresa foi a rapidez com que os estudantes adoptaram a monitorização da assiduidade SEAtS. Esperavam alguma reação, mas, em vez disso, descobriram que não só os alunos eram competitivos na manutenção de um bom registo de assiduidade, como também apreciavam o facto de a universidade se preocupar com a sua presença ou não; que lhes perguntava proactivamente se estavam bem se não aparecessem nas aulas.

O impacto

A frequência dos estudantes aumentou 3% em cada ano letivo desde que o sistema foi introduzido. A apresentação de relatórios de conformidade com os vistos passou de meses para minutos, enquanto a acreditação profissional está apenas a um clique de distância.

A Aston University pode agora reagir mais rapidamente às necessidades dos estudantes e intervir precocemente junto dos estudantes em risco.

Aston alcançou uma taxa de adoção de 87% nas primeiras duas semanas. Isto mostrou que os alunos se preocupavam com o seu registo de assiduidade e que estavam interessados em medir o seu próprio sucesso.

Um dos grandes benefícios adicionais da utilização do SEAtS foi a descoberta de espaços e recursos desperdiçados no campus. Utilizando os dados do SEAtS, a Aston descobriu que até 3 salas eram frequentemente reservadas para um único evento de ensino e, na maioria das vezes, os alunos só acediam a uma delas. Os dados do SEAtS eliminaram a necessidade de auditorias manuais às salas e melhoraram a exatidão dos horários e a utilização do espaço.

A Aston está a entrar no seu quarto ano de utilização do software SEAtS, com planos para expandir a utilização do conjunto de funcionalidades SEAtS. Os dados do SEAtS simplificaram os processos internos, aumentaram a produtividade e fomentaram o bem-estar dos alunos utilizando dados de assiduidade fiáveis.