ESO revolutionerar sin akademiska schemaläggning

Campus Maidstone grundades 1951 och inrymmer skolans särskilda undervisningsklinik där studenterna erbjuder behandling till allmänheten. ESO strävar efter att erbjuda en vänlig och stödjande atmosfär där man kan studera.

ESO använder SEAtS Software för att registrera och rapportera studentnärvaro, ge tidiga varningar för studenter med lågt engagemang och för att schemalägga föreläsningar och kliniska sessioner.

Utmaningen

ESO:s motivation att gå över till digitala lösningar var ursprungligen en reaktion på brittiska regler för studentvisum som krävde aktuella närvarodata för att visa att studenterna uppfyllde minimikraven för efterlevnad.

Det gamla pappersbaserade systemet var inte ändamålsenligt på grund av inkonsekvent registrering av närvaro, mänskliga fel och tidskrävande administration för att hantera förfrågningar från både föreläsare och studenter i samband med deras närvaro och schemaläggning.

ESO behövde en närvarolösning som kunde rapportera studenternas närvaro under både föreläsningar och kliniska sessioner, helt ta bort pappershantering från processen, ge tidiga varningar för studenter med lågt engagemang och spara tid för studenter, föreläsare och fakultet. Ett viktigt krav var användarvänlighet som skulle uppmuntra till snabb användning.

Samtidigt blev ESO:s nuvarande lösning för schemaläggning alltmer tidskrävande. Varje läsårsschema tog över fyra veckor att skapa och fylla i, och varje föreläsare fick manuellt skapade scheman. Uppladdning av pappersscheman orsakade ofta felaktigheter i data.

Lösningen

SEAtS Software kombinerar närvarorapportering, hybridschemaläggning och riktat elevstöd med automatiserad kommunikation för bättre resultat.

• Närvaro på campus - registreras med hjälp av SEAtS mobilapp som är ansluten till iBeacon-enheter i varje klass. Studenterna klickar helt enkelt på en knapp i sin mobilapp och iBeacon bekräftar deras närvaro. Föreläsare har möjlighet att manuellt närvara vid behov, med hjälp av ett klassrum en surfplatta monterad i varje rum.
• SEAtS Alert - meddelar fakulteten när studenternas engagemang i sina studier minskar eller förändras plötsligt så att studentstödsteamet kan nå ut så snart som möjligt.
• SEAtS Schedule - förenklar schemaläggning och distribution av scheman för studenter och föreläsare, och är tillgängligt i SEAtS mobilapp eller desktop. Skapa veckovisa återkommande tillfällen som kan skräddarsys kring lov eller läsveckor.

Konsekvenser

Den största effekten för ESO efter implementeringen av SEAtS har varit den tid som sparats för lärare, studenter och föreläsare.

SEAtS Schedule har minskat tiden det tar att skapa och dela ett schema för en termin från 2 veckor till en dag. Föreläsare och studenter behöver inte längre kontakta fakulteten för att få information om sin närvaro och sitt schema eftersom det nu finns tillgängligt på deras smartphone.

Föreläsarna behöver inte längre skicka runt en närvarolista på papper under lektionen, vilket sparar minst 10 minuter från varje lektion och den extra distraktion som följer med det.

Studentstödet behöver inte längre jaga föreläsare för att få uppdateringar om specifika studenters engagemang. Istället identifierar SEAtS Alert proaktivt studenter med lågt engagemang så att fakulteten snabbt kan nå ut och erbjuda stöd.

Att ändra en schemalagd lektion i schemat görs nu med ett klick, och mobilmeddelanden skickas automatiskt till studenter och föreläsare för att undvika förvirring.