Si usted es un proveedor de enseñanza superior con una licencia de patrocinio de nivel 4 para estudiantes internacionales, sabe lo importante que es cumplir la normativa de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI). Incumplir la normativa UKVI puede acarrear graves consecuencias, como perder su licencia de patrocinador, pagar un plan de acción y dañar su reputación.
Para ayudarle a evitar estos riesgos, hemos elaborado una lista con nuestros diez consejos principales para lograr un cumplimiento de UKVI a prueba de auditorías. Consúltelos a continuación.
10 consejos para ayudar a su universidad a cumplir las normas UKVI a prueba de auditorías
El cumplimiento de la normativa UKVI de nivel 4 supone un riesgo constante para las universidades que patrocinan a estudiantes internacionales. La mejor manera de reducir el estrés y los riesgos asociados a una auditoría de UKVI es estar preparado. Para asegurarse de que su institución cumple con sus obligaciones como patrocinador y está preparada para una auditoría, siga estos consejos que cubren las áreas clave de la gestión de patrocinadores, el seguimiento de los estudiantes, el mantenimiento de registros y la elaboración de informes:
1. Conozca sus responsabilidades
El primer paso de prueba de auditoría a prueba de auditorías es conocer todas las obligaciones y responsabilidades de un patrocinador de nivel 4. Puede consultarlas fácilmente en el sitio web del Gobierno británico. Éstas pueden comprobarse fácilmente en el sitio web del Gobierno del Reino Unido. La normativa de UKVI debe ajustarse estrechamente con sus reglamentos académicos y debe quedar claro cuál es su lugar dentro de sus propias políticas institucionales. Esto es importante para que el personal y los estudiantes conozcan lo que se espera de ellos y los procesos que deben seguir.
2. Mantenga al día sus registros
El siguiente paso crucial de a prueba de auditorías UKVI es mantengaen un accurate y completos de sus patrocinado estudiantes patrocinados. Los patrocinadores deben conservar copias de sus pasaportes, estado de inmigración, visado, títulos académicos, certificados de inglés, documentos financieros, datos de contacto y cualquier otra información pertinente. Estos documentos deben guardarse de forma segura y fácilmente recuperables en un sistema central dentro de su institución, ya que una auditoría de UKVI puede solicitar el acceso a cualquiera de esta información en cualquier momento.
3. Designar un responsable o un equipo dedicado al cumplimiento de la normativa
Disponer de un equipo o gestor específico dentro de su institución que se encargue de su Reino Unido.VI del Reino Unido es un elemento clave para estar al tanto de sus responsabilidades. Por lo general ser responsable de los principales aspectos de su funciones de patrocinador de nivel 4, incluida la supervisión de estudiante la asistencia de los estudiantes, las fechas de caducidad de los visados, la notificación de cambios a UKVI, así como el seguimiento de los cambios en los requisitos del Nivel 4 y la realización de auditorías internas. y realizar auditorías internas.
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4. Implantar un sistema de asistencia y compromiso
Uno de los aspectos más importantes de sus deberes como patrocinador de nivel 4 UKVI es garantizar que los estudiantes patrocinados estén comprometidos académicamente durante su patrocinio.
Un estudiante es académicamente comprometido si sigue de forma activa y constante su programa de estudios.
Los patrocinadores deben poder presentar su política de compromiso académico cuando se les solicite y demostrarlo:
- cómo se aplica
- que existan sistemas para supervisar el compromiso académico
- qué información se registra para confirmar el compromiso académico de los alumnos
- qué acciones se esperan cuando se detecta una falta de compromiso académico
- que disponen de un sistema sólido para identificar a cualquier estudiante que haya dejado de comprometerse con sus estudios y las medidas que tomarán para ayudarle a retomar sus estudios
La forma más eficaz y recomendada de cumplir la normativa es implantar un sistema que controle la asistencia y el compromiso de los estudiantes en tiempo real. Esto dará al personal y a los equipos de cumplimiento acceso instantáneo a los datos que necesitan para una auditoría de UKVI y garantizará que puedan hacer un seguimiento rápido de cualquier estudiante que esté incumpliendo los requisitos de su visado de nivel 4.
5. Eliminar los silos de datos
Uno de los retos a los que se enfrentan muchas instituciones en relación con el cumplimiento de la UKVI es el acceso a la información relativa a los estudiantes de nivel 4 que se conserva en diferentes sistemas. Durante una auditoría de UKVI, el auditor necesitará acceder a los registros de admisión, a los informes de asistencia y progresión de los estudiantes, a las solicitudes de circunstancias atenuantes, a las comunicaciones por correo electrónico con los estudiantes y a otra información necesaria. Si almacena toda esta información en varios sistemas diferentes, puede resultar difícil recuperarla con precisión y rapidez para una auditoría.
"Una buena comunicación interna es importante para que las instituciones funcionen eficazmente y cumplan los requisitos del Nivel 4 ... [y] puede ayudar a garantizar que las instituciones puedan cumplir con confianza sus requisitos de supervisión e información"
UKCISA, Cumplimiento del nivel 4: guía práctica
Utilización de un sistema central para todas sus necesidades de UKVI, incluido el seguimiento y la elaboración de informes sobre la asistencia de los estudiantes, el almacenamiento de la información de los estudiantes y la comunicación y la gestión de las solicitudes de circunstancias atenuantes, significa que toda esta información crucial está a su alcance cuando llega el momento de un audit.
6. Buscar tendencias y pautas de asistencia
Según la Guía de Cumplimiento del Nivel 4 de UKCISA, está claro que UKVI también espera que las instituciones busquen cualquier patrones en la asistencia y las ausencias de los estudiantes patrocinados.
Si los estudiantes patrocinados de nivel 4 faltan sistemáticamente a determinados eventos de enseñanza o "puntos de contacto", se espera que los patrocinadores detecten estos patrones e investiguen más a fondo. Un sistema de control de asistencia y compromiso puede ayudarle a identificar estas tendencias entre los estudiantes de nivel 4.
El sistema de asistencia y alertas SEAtS UKVI permite obtener información importante y práctica a través de funciones como:
- Gráfico multimétrico: Compara las tendencias de todas las métricas de rendimiento y compromiso.
- Cuadro comparativo de módulos: Compare la asistencia, los envíos y las calificaciones más fácilmente entre módulos.
- Gráfico anual de asistencia: Vea un año completo de patrones de asistencia de un vistazo, y profundice para obtener información procesable adicional.
7. Utilizar un flujo de trabajo de alerta temprana
La implantación de un sistema de asistencia con un flujo de trabajo de alerta temprana es otro paso crucial para garantizar el cumplimiento del UKVI a prueba de auditorías. Un flujo de trabajo de alerta temprana permite al personal ayudar a los estudiantes "de riesgo" a retomar sus estudios antes de que los abandonen o corran el riesgo de perder su visado de nivel 4. Al identificar a estos estudiantes, el personal puede proporcionarles apoyo adicional y garantizar su progreso académico y su éxito. Al identificar a estos estudiantes, el personal puede proporcionarles apoyo adicional y garantizar su progresión y éxito académicos. Con un flujo de trabajo de alerta temprana, el sistema advertirá automáticamente al personal y al estudiante de que corren el riesgo de incumplir su patrocinio. El flujo de trabajo puede activar estrategias de intervención predeterminadas para los estudiantes de nivel 4, supervisar su progresión y agravar la situación si no vuelven a participar.
"Los procesos eficaces de control de asistencia que se consideran ejemplos de buenas prácticas suelen incluir indicadores de alerta temprana para identificar a los alumnos que tienen un bajo nivel de asistencia. "
UKCISA, Cumplimiento del nivel 4: guía práctica
8. Informe de cualquier cambio importante
Como patrocinador de Nivel 4 de UKVI, es crucial que usted rnforme de cualquier cambio o acontecimiento que afecte a sus estudiantes de nivel 4 o a su licencia a UKVI dentro de los plazos plazos especificados. Debe utilizar el sistema de gestión de patrocinadores (SMS) para informar de cualquier cambio en las circunstancias de sus estudiantes, como cambios en los detalles del curso, lugar de estudio, datos de contacto, estatus de inmigración o abandono de los estudios. También debe utilizar el SMS para notificar cualquier cambio que se produzca en su organización de su organización, como cambios de dirección, propiedad, estructura o personal clave.
9. Realizar auditorías internas
Una forma de asegurarse de que siempre está preparado para una auditoría del UKVI es que su equipo de cumplimiento lleve a cabo auditorías internas periódicas de nivel 4. Es importante evaluar periódicamente cómo se comportaría su institución en una auditoría del UKVI. Es importante evaluar periódicamente cómo se comportaría su institución en una auditoría del UKVI. Supervisar su cumplimiento e identificar cualquier área de mejora o preocupación es una gran manera de mantenerse al tanto de su cumplimiento con el UKVI.
10. Hacer preguntas o buscar orientación
¿Nuestro último consejo para garantizar el cumplimiento de la UKVI? Pida consejo y orientación a UKVI si tiene dudas o preguntas sobre sus obligaciones de patrocinio de nivel 4. Es mucho mejor pedir aclaraciones sobre ciertas normas o responsabilidades que arriesgarse a incumplirlas. Es mucho mejor pedir aclaraciones sobre ciertas normas o responsabilidades que arriesgarse a incumplirlas.
Para las instituciones que deseen conservar su licencia de patrocinio de nivel 4 para estudiantes internacionales, es esencial que el cumplimiento de UKVI sea una prioridad máxima. En esta guía, hemos compartido nuestros principales consejos para garantizar el cumplimiento de UKVI a prueba de auditorías. Estos se basan en nuestra experiencia y conocimiento del cumplimiento de UKVI como proveedor líder de soluciones de cumplimiento de UKVI desde 2015. Siguiendo estos consejos, las instituciones pueden demostrar su compromiso con el cumplimiento del UKVI y evitar el riesgo de perder su licencia de patrocinio de nivel 4.
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