Se é um prestador de ensino superior com uma licença de patrocínio Tier 4 para estudantes internacionais, sabe como é importante cumprir os regulamentos da UK Visas and Immigration (UKVI). A não conformidade com a UKVI pode ter consequências graves, como a perda da sua licença de patrocinador, o pagamento de um plano de ação e danos na sua reputação.
Para o ajudar a evitar estes riscos, elaborámos uma lista com as nossas dez principais sugestões para conseguir uma conformidade com o UKVI à prova de auditoria! Consulte-as abaixo.
10 dicas para ajudar a sua universidade a obter conformidade com o UKVI à prova de auditoria
A conformidade com o Tier 4 da UKVI representa um risco permanente para as universidades que patrocinam estudantes internacionais. A melhor forma de reduzir o stress e os riscos associados a uma auditoria UKVI é estar preparado. Para garantir que a sua instituição cumpre as suas obrigações de patrocinador e está preparada para uma auditoria, siga estas sugestões que abrangem as principais áreas de gestão de patrocinadores, monitorização de estudantes, manutenção de registos e relatórios:
1. Conheça as suas responsabilidades
A primeira etapa da à prova de auditoria UKVI é conhecer todos os deveres e responsabilidades de um patrocinador Tier 4. Estes podem ser facilmente consultados no sítio Web do Governo do Reino Unido. Os regulamentos do UKVI devem alinhar-se com os seus regulamentos académicos e académicos e deve ser claro onde se situam nas suas políticas institucionais. Isto é importante para que os seus funcionários e estudantes saibam o que se espera deles e os processos que devem que devem seguir.
2. Mantenha os seus registos actualizados
O próximo passo crucial da prova de auditoria UKVI é mmantera um aexato e completos dos seus patrocinados patrocinados. Os patrocinadores são obrigados a guardar cópias dos seus passaportes, estatuto de imigração, vistos, qualificações académicas, certificados de língua inglesa, documentos financeiros, dados de contacto e quaisquer outras informações relevantes. Estes registos devem ser guardados de forma segura e facilmente consultáveis num sistema central na sua instituição, uma vez que uma auditoria do UKVI pode solicitar o acesso a qualquer uma destas informações em qualquer altura.
3. Nomear um gestor ou uma equipa dedicada à conformidade
Ter uma equipa ou um gestor dedicado na sua instituição que será responsável pelo seu Reino UnidoVI do Reino Unido é um elemento-chave para se manter a par das suas responsabilidades. Normalmente, essa equipa será responsáveis pela os principais aspectos do do seu Tier 4, incluindo o controlo do do estudante estudantes, datas de expiração de vistos, comunicação de alterações ao UKVI, bem como acompanhar as alterações aos requisitos do Nível 4 e efetuar auditorias internas.
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4. Implementar um sistema de assiduidade e envolvimento
Um dos aspectos mais importantes dos deveres do UKVI para o patrocinador Tier 4 é assegurar que os estudantes patrocinados se empenham academicamente durante o seu patrocínio.
Um aluno é academicamente empenhado se estiver a seguir o seu programa de estudos de forma ativa e consistente.
Os patrocinadores devem ser capazes de apresentar a sua política de compromisso académico a pedido e demonstrar:
- como está a ser aplicado
- que existem sistemas para monitorizar o empenho académico
- que informação está a ser registada para confirmar que os alunos estão a participar academicamente
- que acções são esperadas quando é identificada uma falta de empenho académico
- que dispõem de um sistema sólido para identificar qualquer estudante que tenha deixado de se empenhar nos seus estudos e as medidas que tomarão para ajudar o estudante a reintegrar-se
A forma mais eficiente e recomendada de manter a conformidade é implementar um sistema que monitorize a assiduidade e a participação dos estudantes em tempo real. Desta forma, o pessoal e as equipas de conformidade terão acesso imediato aos dados necessários para uma auditoria UKVI e poderão acompanhar rapidamente os estudantes que não cumpram os requisitos do visto Tier 4.
5. Remover silos de dados
Um dos desafios que muitas instituições enfrentam em relação à conformidade com a UKVI é o acesso às informações relativas aos alunos do Nível 4 que se encontram em diferentes sistemas. Durante uma auditoria da UKVI, o auditor terá de aceder aos registos de admissão, relatórios de frequência e progressão dos alunos, pedidos de circunstâncias atenuantes, comunicações por correio eletrónico aos alunos e outras informações necessárias. Se armazenar todas estas informações em vários sistemas diferentes, pode ser difícil recuperá-las com precisão e rapidez para uma auditoria.
"Uma boa comunicação interna é importante para que as instituições funcionem de forma eficiente e cumpram os requisitos da Categoria 4 ... [e] pode ajudar a garantir que as instituições possam cumprir com confiança os seus requisitos de monitorização e comunicação"
UKCISA, Tier 4 Compliance: a practical guide (Conformidade com o nível 4: um guia prático)
Utilizar um sistema central para todas as suas necessidades UKVI, incluindo o acompanhamento e a elaboração de relatórios sobre a assiduidade dos alunos, o armazenamento de informações sobre os alunos e comunicação e gerir os pedidos de circunstâncias atenuantes, significa que toda significa que todas estas informações cruciais estão na ponta dos seus dedos quando é altura de um aude um pedido.
6. Procurar tendências e padrões de assiduidade
De acordo com o Tier 4 Compliance Guide da UKCISA, é evidente que o UKVI também espera que as instituições procurem padrões na assiduidade e nas ausências dos estudantes patrocinados.
Se os estudantes patrocinados pelo Escalão 4 faltarem sistematicamente a determinados eventos de ensino ou "pontos de contacto", os patrocinadores devem agora detetar esses padrões e investigar mais aprofundadamente. Um sistema de controlo da assiduidade e do empenho pode ajudá-lo a identificar estas tendências entre os estudantes do nível 4.
O sistema de atendimento e alerta SEAtS UKVI permite obter informações importantes e accionáveis através de funcionalidades como:
- Gráfico multi-métrico: Compare as tendências em todas as métricas de desempenho e envolvimento.
- Gráfico de comparação de módulos: Compare presenças, envios e notas mais facilmente entre módulos.
- Gráfico anual de assiduidade: Veja um ano inteiro de padrões de assiduidade num relance e faça uma análise detalhada para obter informações adicionais accionáveis.
7. Utilizar um fluxo de trabalho de alerta precoce
A implementação de um sistema de assiduidade com um fluxo de trabalho de alerta precoce é outro passo crucial para garantir a conformidade com o UKVI à prova de auditoria. Um fluxo de trabalho de alerta precoce permite que os funcionários ajudem os alunos "em risco" a retomar os estudos antes de desistirem ou correrem o risco de perder o visto Tier 4. Ao identificar estes estudantes, o pessoal pode prestar apoio adicional e garantir a sua progressão e sucesso académicos. Com um fluxo de trabalho de alerta precoce, o sistema avisa automaticamente o pessoal e o estudante de que este está em risco de violar o seu patrocínio. O fluxo de trabalho pode ativar estratégias de intervenção pré-determinadas para os estudantes de nível 4, monitorizar a sua progressão e agravar a situação se não conseguirem reintegrar-se.
"Os processos eficazes de controlo da assiduidade, que são considerados exemplos de boas práticas, incluem geralmente indicadores de alerta precoce para identificar os alunos que têm um nível de assiduidade baixo. "
UKCISA, Tier 4 Compliance: a practical guide (Conformidade com o nível 4: um guia prático)
8. Comunicar quaisquer alterações importantes
É fundamental que, como patrocinador do UKVI Tier 4, comuniqueeportar quaisquer alterações ou eventos que afectem os seus estudantes Tier 4 ou o seu patrocinador licença ao UKVI dentro dos prazos especificados prazos especificados. Deve utilizar o sistema de gestão do patrocinador (SMS) para comunicar quaisquer alterações nas circunstâncias dos seus estudantes, tais como alterações nos detalhes do curso, local de estudo, detalhes de contacto, estatuto de imigração ou abandono dos estudos. Também deve utilizar o SMS para comunicar quaisquer alterações na sua organização organização, tais como alterações de endereço, propriedade, estrutura ou pessoal-chave.
9. Realizar auditorias internas
Uma forma de garantir que está sempre pronto para uma auditoria da UKVI é fazer com que a sua equipa de conformidade realize auditorias internas regulares de Nível 4. É importante avaliar regularmente o desempenho da sua instituição numa auditoria do UKVI. Monitorizar o desempenho da sua conformidade e identificar quaisquer áreas de melhoria ou preocupação é uma excelente forma de se manter a par da sua conformidade com a UKVI.
10. Fazer perguntas ou procurar orientação
A nossa última dica para garantir a conformidade com a UKVI? Procure aconselhamento e orientação junto do UKVI se tiver quaisquer dúvidas ou questões sobre as suas obrigações de patrocínio Tier 4. É muito melhor procurar esclarecimentos sobre determinadas regras ou responsabilidades do que correr o risco de as violar.
Para as instituições que pretendem manter a sua licença de patrocínio Tier 4 para estudantes internacionais, é essencial que a conformidade com a UKVI seja uma prioridade máxima. Neste guia, partilhamos as nossas principais sugestões para garantir a conformidade com a UKVI à prova de auditoria. Estas baseiam-se na nossa experiência e conhecimento da conformidade com a UKVI enquanto fornecedor líder de soluções de conformidade com a UKVI desde 2015. Ao seguir estas sugestões, as instituições podem demonstrar o seu empenho na conformidade com a UKVI e evitar o risco de perder a sua licença de patrocínio Tier 4.
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