Si vous êtes un établissement d'enseignement supérieur titulaire d'une licence de parrainage Tier 4 pour les étudiants internationaux, vous savez à quel point il est important de se conformer aux réglementations de l'UKVI (UK Visas and Immigration). Le non-respect des règles de l'UKVI peut avoir de graves conséquences, telles que la perte de votre licence de parrainage, le paiement d'un plan d'action et l'atteinte à votre réputation.
Pour vous aider à éviter ces risques, nous avons dressé une liste de nos dix meilleurs conseils pour parvenir à une conformité UKVI à l'épreuve des audits ! Consultez-les ci-dessous.
10 conseils pour aider votre université à se conformer à l'UKVI à l'épreuve des audits
La mise en conformité avec le Tier 4 UKVI représente un risque permanent pour les universités qui parrainent des étudiants étrangers. Le meilleur moyen de réduire le stress et les risques liés à un audit de l'UKVI est de s'y préparer. Pour vous assurer que votre établissement respecte ses obligations en matière de parrainage et qu'il est prêt pour un audit, suivez ces conseils qui couvrent les domaines clés de la gestion du parrainage, du suivi des étudiants, de la tenue des dossiers et de l'établissement de rapports :
1. Connaître ses responsabilités
La première étape de la à l'épreuve des audits UKVI est de connaître tous les devoirs et responsabilités d'un sponsor Tier 4. Ceux-ci peuvent être facilement vérifiés sur le site web du gouvernement britannique. Les règles de l'UKVI doivent s'aligner étroitement avec votre règlement universitaire et et la place qu'elles occupent dans les politiques de votre établissement doit être claire. politiques institutionnelles. Ceci est important pour que votre personnel et vos étudiants sachent ce que l'on attend d'eux et les processus qu'ils doivent suivre.
2. Tenez vos dossiers à jour
La prochaine étape cruciale de la audit-proof de l'UKVI est mmaintenirl'audit d'un acace et complets de vos activités parrainés parrainés. Les parrains sont tenus de conserver une copie de leur passeport, statut d'immigration, visa, de leurs diplômes, de leurs certificats d'anglais, de leurs documents financiers, de leurs coordonnées et de toute autre information pertinente. Ces documents doivent être conservés en toute sécurité et facilement consultables dans un système central au sein de votre établissement, car un audit de l'UKVI peut demander à tout moment l'accès à l'une ou l'autre de ces informations.
3. Nommer un responsable ou une équipe dédiée à la conformité
Disposer d'une équipe ou d'un responsable dédié au sein de votre institution qui s'occupera de votre Royaume-UniVI au Royaume-Uni est un élément clé pour rester à la hauteur de vos responsabilités. responsabilités. En règle générale, cette personne sont généralement responsables de les principaux aspects de votre Tier 4, y compris le suivi des de l'assiduité de l'étudiant l'assiduité des étudiants, les dates d'expiration des visas, le signalement des changements à l'UKVI ainsi que le suivi des modifications apportées aux exigences du Tier 4 et la réalisation d'audits internes. et la réalisation d'audits internes.
Si vous n'avez pas Si vous n'avez pas encore d'équipe dédiée à l'UKVI, créez-en une !
4. Mettre en œuvre un système d'assiduité et d'engagement
L'un des aspects les plus importants des obligations de l'UKVI en tant que sponsor Tier 4 est de s'assurer que les étudiants parrainés sont engagés sur le plan académique tout au long de leur parrainage.
Un étudiant est engagé sur le plan académique s'il suit activement et régulièrement son programme d'études.
Les promoteurs doivent être en mesure de produire leur politique d'engagement académique sur demande et d'en faire la démonstration :
- comment il est appliqué
- que des systèmes sont en place pour contrôler l'engagement académique
- quelles informations sont enregistrées pour confirmer que les élèves s'investissent dans leurs études
- les actions attendues lorsqu'un manque d'engagement académique est identifié
- qu'ils disposent d'un système solide pour identifier tout étudiant qui a cessé de s'impliquer dans ses études et les mesures qu'ils prendront alors pour aider l'étudiant à se réimpliquer.
Le moyen le plus efficace et le plus recommandé pour rester en conformité est de mettre en place un système qui contrôle l'assiduité et l'engagement des étudiants en temps réel. Le personnel et les équipes chargées de la conformité auront ainsi un accès instantané aux données dont ils ont besoin pour un audit de l'UKVI et pourront assurer un suivi rapide des étudiants qui ne respectent pas les conditions d'obtention de leur visa Tier 4.
5. Supprimer les silos de données
L'une des difficultés rencontrées par de nombreux établissements dans le cadre de la mise en conformité avec les règles de l'UKVI est l'accès aux informations relatives aux étudiants de niveau 4, qui sont conservées dans différents systèmes. Lors d'un audit de l'UKVI, l'auditeur devra avoir accès aux dossiers d'admission, aux rapports d'assiduité et de progression des étudiants, aux demandes de circonstances atténuantes, aux courriels adressés aux étudiants et à d'autres informations nécessaires. Si vous stockez toutes ces informations dans plusieurs systèmes différents, il peut être difficile de les retrouver rapidement et avec précision lors d'un audit.
"Une bonne communication interne est importante pour que les établissements fonctionnent efficacement et respectent les exigences du niveau 4 ... [et] peut aider à garantir que les établissements peuvent en toute confiance respecter leurs exigences en matière de contrôle et de rapport"
UKCISA, Tier 4 Compliance : a practical guide (en anglais)
L'utilisation d'un système central pour tous vos besoins en matière d'UKVI, y compris le suivi et l'établissement de rapports sur l'assiduité des étudiants, le stockage des informations sur les étudiants et la communication et la gestion des demandes de circonstances atténuantes, signifie que toutes informations cruciales sont à portée de main lorsqu'il s'agit de faire un audit.dit.
6. Rechercher les tendances et les schémas de fréquentation
Selon le Tier 4 Compliance Guide de l'UKCISA, il est clair que l'UKVI attend également des institutions qu'elles recherchent les éléments suivants schémas d'assiduité et d'absence des étudiants parrainés.
Si les étudiants parrainés de niveau 4 manquent régulièrement certaines activités d'enseignement ou certains "points de contact", les parrains sont désormais tenus de repérer ces tendances et d'enquêter plus avant. Un système de suivi de l'assiduité et de l'engagement peut vous aider à identifier ces tendances parmi les étudiants de niveau 4.
Le système de présence et d'alerte SEAtS UKVI permet d'obtenir des informations importantes et exploitables grâce à des fonctionnalités telles que
- Graphique multi-métrique : Comparez les tendances de tous les indicateurs de performance et d'engagement.
- Tableau de comparaison des modules : Comparez plus facilement l'assiduité, les soumissions et les notes d'un module à l'autre.
- Graphique de fréquentation annuelle : Visualisez d'un coup d'œil les tendances de la fréquentation sur une année complète et effectuez des recherches pour obtenir des informations supplémentaires exploitables.
7. Utiliser un processus d'alerte précoce
La mise en œuvre d'un système d'assiduité avec un système d'alerte précoce est une autre étape cruciale pour garantir la conformité à l'UKVI. Un système d'alerte précoce permet au personnel d'aider les étudiants "à risque" à reprendre leurs études avant qu'ils n'abandonnent ou ne risquent de perdre leur visa Tier 4. En identifiant ces étudiants, le personnel peut leur apporter un soutien supplémentaire et garantir leur progression et leur réussite scolaires. Grâce à un système d'alerte précoce, le système avertit automatiquement le personnel et l'étudiant qu'ils risquent de rompre leur parrainage. Le flux de travail peut engager des stratégies d'intervention prédéterminées pour les étudiants de niveau 4, suivre leur progression et escalader la situation s'ils ne se réengagent pas.
"Les processus efficaces de contrôle de l'assiduité qui sont considérés comme des exemples de bonnes pratiques comprennent généralement des indicateurs d'alerte précoce permettant d'identifier les étudiants qui ont un faible niveau d'assiduité. "
UKCISA, Tier 4 Compliance : a practical guide (en anglais)
8. Signaler tout changement important
En tant que sponsor Tier 4 de l'UKVI, il est essentiel de rsignaler tout changement ou événement affectant vos étudiants Tier 4 ou votre sponsor licence à l'UKVI dans les délais dans les délais impartis. Vous devez utiliser le système de gestion des sponsors (SMS) pour signaler tout changement dans la situation de vos étudiants, tel qu'un changement dans les détails des cours, le lieu d'études, les coordonnées, le statut d'immigration ou l'abandon des études. Vous devez également utiliser le SMS pour signaler tout changement dans la situation de votre organisation de votre organisation, comme un changement d'adresse, de propriétaire, de structure ou de personnel clé.
9. Réaliser des audits internes
L'un des moyens de vous assurer que vous êtes toujours prêt pour un audit de l'UKVI est de demander à votre équipe chargée de la conformité de procéder régulièrement à des audits internes du niveau 4. Il est important d'évaluer régulièrement les performances de votre établissement lors d'un audit de l'UKVI. Contrôler vos performances en matière de conformité et identifier les domaines d'amélioration ou de préoccupation est un excellent moyen de rester à la pointe de la conformité avec l'UKVI.
10. Poser des questions ou demander conseil
Notre dernier conseil pour garantir la conformité avec les règles de l'UKVI ? Demandez conseil à l'UKVI si vous avez des doutes ou des questions sur vos obligations en matière de parrainage Tier 4. Il est de loin préférable de demander des éclaircissements sur certaines règles ou responsabilités plutôt que de risquer de les enfreindre.
Pour les institutions qui souhaitent conserver leur licence de parrainage Tier 4 pour les étudiants internationaux, il est essentiel que la conformité à l'UKVI soit une priorité absolue. Dans ce guide, nous avons partagé nos meilleurs conseils pour garantir une conformité UKVI à l'épreuve des audits. Ces conseils sont basés sur notre expérience et notre connaissance de la conformité à l'UKVI en tant que principal fournisseur de solutions de conformité à l'UKVI depuis 2015. En suivant ces conseils, les institutions peuvent démontrer leur engagement envers la conformité UKVI et éviter le risque de perdre leur licence de parrainage Tier 4.
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