Om du är en utbildningsanordnare med en Tier 4 Sponsorship License för internationella studenter vet du hur viktigt det är att följa UK Visas and Immigration (UKVI) regler. Om ni inte följer UKVI:s regler kan det leda till allvarliga konsekvenser, som att ni förlorar er sponsorlicens, får betala för en handlingsplan och att ert rykte skadas.
För att hjälpa dig att undvika dessa risker har vi sammanställt en lista med våra tio bästa tips för att uppnå revisionssäker UKVI-efterlevnad! Kolla in dem nedan.
Innehållsförteckning
10 tips för att hjälpa ditt universitet att uppnå revisionssäker efterlevnad av UKVI
10 tips för att hjälpa ditt universitet att uppnå revisionssäker efterlevnad av UKVI
UKVI:s granskning av Tier 4 utgör en ständig risk för universitet som sponsrar internationella studenter. Det bästa sättet att minska stress och risker i samband med en UKVI-granskning är att vara förberedd. För att säkerställa att din institution uppfyller sina skyldigheter som sponsor och är redo för en revision, följ dessa tips som täcker de viktigaste områdena för sponsorhantering, studentövervakning, registerhållning och rapportering:
1. Känn till dina ansvarsområden
Det första steget i revisionssäker efterlevnad av UKVI är att känna till alla skyldigheter och ansvarsområden för en Tier 4-sponsor. Dessa kan enkelt kontrolleras på den brittiska regeringens webbplats. UKVI:s bestämmelser bör överensstämma nära med dina akademiska regler och det bör vara tydligt var de sitter inom din egna institutionella policyer. Detta är viktigt så att din personal och dina studenter vet vad som förväntas av dem och vilka processer de ska följa.
2. Håll dina register uppdaterade
Nästa avgörande steg för revisionssäker UKVI-överensstämmelse är mupprätthållaing en akorrekt och fullständiga register över dina sponsrade studenter. Sponsorer är skyldiga att behålla kopior av sina pass, invandringsstatus, visum, akademiska kvalifikationer, intyg om engelska, finansiella dokument, kontaktuppgifter och all annan relevant information. Dessa handlingar ska förvaras på ett säkert sätt och lätt kunna hämtas i ett centralt system inom din institution, eftersom en UKVI-granskning kan begära tillgång till all denna information när som helst.
3. Utse en särskild chef eller ett särskilt team för efterlevnad
Att ha ett dedikerat team eller en chef inom din institution som kommer att äga ditt UKVI-efterlevnad är en viktig del av att hålla koll på ditt ansvar. De kommer vanligtvis att vara ansvariga för de viktigaste aspekterna av din Tier 4-sponsoruppgifter, inklusive övervakning av student närvaro, utgångsdatum för visum, rapportering av ändringar till UKVI samt att hålla reda på ändringar i Tier 4-kraven och utföra interna revisioner.
Om du inte redan har ett särskilt UKVI-team, skaffa ett!
4. Implementera ett system för närvaro och engagemang
En av de största aspekterna av din Tier 4 Sponsor UKVI-uppgifter är att se till att sponsrade studenter är akademiskt engagerade under hela sin sponsring.
En student är akademiskt engagerad om de aktivt och konsekvent följer sin studieplan.
Sponsorer måste kunna uppvisa sin policy för akademiskt engagemang på begäran och visa upp den:
- hur den tillämpas
- att det finns system för att övervaka det akademiska engagemanget
- vilken information som registreras för att bekräfta att eleverna är akademiskt engagerade
- vilka åtgärder som förväntas när bristande akademiskt engagemang identifieras
- att de har ett robust system på plats för att identifiera studenter som har slutat engagera sig i sina studier och de åtgärder de sedan kommer att vidta för att stödja studenten att återuppta engagemanget
Det mest effektiva och rekommenderade sättet att uppfylla kraven är att implementera ett system som övervakar studenternas närvaro och engagemang i realtid. Detta ger personal och efterlevnadsteam omedelbar tillgång till de uppgifter de behöver för en UKVI-revision och säkerställer att de snabbt kan följa upp alla studenter som bryter mot sina Tier 4-visumkrav.
5. Ta bort datasilos
En utmaning som många institutioner har i samband med UKVI:s efterlevnad är att få tillgång till information om Tier 4-studenter som finns i olika system. Under en UKVI-revision kommer revisorn att behöva tillgång till antagningsregister, studentnärvaro och progressionsrapporter, ansökningar om förmildrande omständigheter, e-postkommunikation till studenter och annan nödvändig information. Om du lagrar all denna information i flera olika system kan det vara svårt att snabbt och korrekt hämta den inför en revision.
"Bra intern kommunikation är viktigt för att instituten ska fungera effektivt och följa Tier 4-kraven ... [och] kan bidra till att säkerställa att instituten med tillförsikt kan uppfylla sina övervaknings- och rapporteringskrav"
Använda ett centralt system för alla dina UKVI-behov, inklusive spårning och rapportering av studentnärvaro, lagring av studentinformation och kommunikation och hantera ansökningar om förmildrande omständigheter, innebär att all viktig information finns nära till hands när det är dags för en audit.
6. Leta efter närvarotrender och mönster
Enligt UKCISA:s Tier 4 Compliance Guide är det tydligt att UKVI också förväntar sig att institutionerna ska leta efter eventuella mönster i närvaro och frånvaro av sponsrade studenter.
Om Tier 4-sponsrade studenter konsekvent missar vissa undervisningstillfällen eller "kontaktpunkter" förväntas sponsorer nu upptäcka sådana mönster och undersöka dem vidare. Ett system för övervakning av närvaro och engagemang kan hjälpa dig att identifiera dessa trender bland Tier 4-studenter.
SEAtS UKVI:s närvaro- och varningssystem ger viktiga och användbara insikter genom funktioner som t.ex:
- Diagram med flera mått: Jämför trender mellan alla prestanda- och engagemangsmått.
- Jämförelsetabell för moduler: Jämför närvaro, inlämningar och betyg mellan olika moduler på ett enklare sätt.
- Årligt närvarodiagram: Få en överblick över närvaromönstren för ett helt år och gå ner i detaljnivå för att få ytterligare insikter.
7. Använd ett arbetsflöde för tidig varning
Att implementera ett närvarosystem med ett arbetsflöde för tidig varning är ett annat viktigt steg för att säkerställa revisionssäker efterlevnad av UKVI. Med ett arbetsflöde för tidig varning kan personalen hjälpa "riskstudenter" att återuppta sina studier innan de hoppar av eller riskerar att förlora sitt Tier 4-visum. Genom att identifiera dessa studenter kan personalen ge ytterligare stöd och se till att de utvecklas och lyckas i sina studier. Med ett arbetsflöde för tidig varning varnar systemet automatiskt personal och student om att de riskerar att bryta sitt sponsorskap. Arbetsflödet kan aktivera förutbestämda interventionsstrategier för Tier 4-elever, övervaka deras framsteg och eskalera situationen om de inte lyckas engagera sig på nytt.
"Effektiva processer för närvarokontroll som ses som exempel på god praxis innehåller i allmänhet tidiga varningsindikatorer för att identifiera studenter som har en dålig närvaronivå. "
8. Rapportera alla viktiga förändringar
Det är viktigt som UKVI Tier 4 sponsor att du rrapportera alla förändringar eller händelser som påverkar dina Tier 4-studenter eller din sponsor licens till UKVI inom de angivna tidsramar. Du bör använda sponsorhanteringssystemet (SMS) för att rapportera eventuella förändringar i dina studenters omständigheter, till exempel ändringar i kursinformation, studieort, kontaktuppgifter, invandringsstatus eller tillbakadragande från studier. Du bör också använda SMS för att rapportera eventuella ändringar i din organisationens organisationens uppgifter, t.ex. ändringar av adress, ägande, struktur eller nyckelpersoner.
9. Utföra interna revisioner
Ett sätt att se till att du alltid är redo för en UKVI-granskning är att låta ditt efterlevnadsteam genomföra regelbundna interna Tier 4-granskningar. Det är viktigt att regelbundet bedöma hur din institution skulle prestera vid en UKVI-revision. Att övervaka efterlevnaden och identifiera eventuella förbättringsområden eller problem är ett bra sätt att hålla koll på efterlevnaden av UKVI:s regler.
10. Ställ frågor eller sök vägledning
Vårt sista tips för att säkerställa UKVI-överensstämmelse? Sök råd och vägledning från UKVI om du har några tvivel eller frågor om dina skyldigheter när det gäller Tier 4-sponsring. Det är mycket bättre att söka förtydligande kring vissa regler eller ansvarsområden än att riskera att bryta mot dem.
För institutioner som vill behålla sin Tier 4-sponsringslicens för internationella studenter är det viktigt att UKVI:s efterlevnad är högsta prioritet. I den här guiden delar vi med oss av våra bästa tips för att säkerställa revisionssäker UKVI-efterlevnad. Dessa baseras på vår erfarenhet och kunskap om UKVI:s efterlevnad som ledande leverantör av UKVI:s efterlevnadslösningar sedan 2015. Genom att följa dessa tips kan institutioner visa sitt engagemang för UKVI:s efterlevnad och undvika risken att förlora sin Tier 4-sponsringslicens.
KONTAKTA OSS
Är du intresserad av att lära dig mer om SEAtS UKVI Compliance Solution? Boka en kostnadsfri demo idag eller kolla in vår lösningssida!
