यदि आप अंतरराष्ट्रीय छात्रों के लिए टियर 4 प्रायोजन लाइसेंस के साथ उच्च शिक्षा प्रदाता हैं, तो आप जानते हैं कि यूके वीजा और आप्रवासन (यूकेवीआई) नियमों का पालन करना कितना महत्वपूर्ण है। आपके यूकेवीआई अनुपालन को विफल करने से गंभीर परिणाम हो सकते हैं, जैसे कि आपका प्रायोजक लाइसेंस खोना, कार्य योजना के लिए भुगतान करना और आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाना।
इन जोखिमों से बचने में आपकी मदद करने के लिए, हमने ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन प्राप्त करने के लिए हमारी दस शीर्ष युक्तियों की एक सूची तैयार की है! उन्हें नीचे देखें।
आपके विश्वविद्यालय को ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन प्राप्त करने में मदद करने के लिए 10 टिप्स
टियर 4 यूकेवीआई अनुपालन अंतरराष्ट्रीय छात्रों को प्रायोजित करने वाले विश्वविद्यालयों के लिए एक सतत जोखिम प्रस्तुत करता है। यूकेवीआई ऑडिट से जुड़े किसी भी तनाव और जोखिम को कम करने का सबसे अच्छा तरीका तैयार रहना है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संस्थान आपके प्रायोजक कर्तव्यों का अनुपालन कर रहा है और ऑडिट के लिए तैयार है, इन युक्तियों का पालन करें जो प्रायोजक प्रबंधन, छात्र निगरानी, रिकॉर्ड रखने और रिपोर्टिंग के प्रमुख क्षेत्रों को कवर करते हैं:
1. अपनी जिम्मेदारियों को जानें
ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन का पहला चरण टियर 4 प्रायोजक के सभी कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को जानना है। इन्हें यूके सरकार की वेबसाइट पर आसानी से चेक किया जा सकता है। यूकेवीआई नियमों को आपके अकादमिक नियमों के साथ निकटता से संरेखित करना चाहिए और यह स्पष्ट होना चाहिए कि वे आपकी अपनी संस्थागत नीतियों के भीतर कहां बैठते हैं। यह महत्वपूर्ण है ताकि आपके कर्मचारी और छात्र जान सकें कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और उन्हें किन प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए।
2. अपने रिकॉर्ड को अद्यतित रखें
ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन का अगला महत्वपूर्ण कदम आपके प्रायोजित छात्रों के एकसटीक और पूर्ण रिकॉर्ड को स्थापित करना है। प्रायोजकों को अपने पासपोर्ट, आव्रजन स्थिति, वीजा, शैक्षणिक योग्यता, अंग्रेजी भाषा प्रमाण पत्र, वित्तीय दस्तावेज, संपर्क विवरण और किसी भी अन्य प्रासंगिक जानकारी की प्रतियां रखने की आवश्यकता होती है।इन अभिलेखों को आपके संस्थान के भीतर एक केंद्रीय प्रणाली में सुरक्षित रूप से संग्रहीत और आसानी से पुनर्प्राप्त किया जाना चाहिए , क्योंकि यूकेवीआई ऑडिट किसी भी समय इस जानकारी में से किसी तक पहुंच का अनुरोध कर सकता है।
3. एक समर्पित अनुपालन प्रबंधक या टीम नियुक्त करें
आपके संस्थान के भीतर एक समर्पित टीम या प्रबंधक होना जो आपके यूकेवी आईअनुपालन का मालिक होगा, आपकी जिम्मेदारियों के शीर्ष पर रहने का एक प्रमुख तत्व है। वे आम तौर पर छात्र उपस्थिति की निगरानी , वीजा समाप्ति तिथियों, यूकेवीआई में परिवर्तन रिपोर्टिंग के साथ ही टीयर 4 आवश्यकताओं और आंतरिक लेखा परीक्षा प्रदर्शन करने के लिए परिवर्तन का ट्रैक रखने सहित अपने टीयर 4 प्रायोजक कर्तव्यों के मुख्य पहलुओं के लिए जिम्मेदार हो जाएगा.
यदि आपके पास पहले से ही एक समर्पित यूकेवीआई टीम नहीं है, तो एक प्राप्त करें!
4. एक उपस्थिति और सगाई प्रणाली लागू करें
आपके टियर 4 प्रायोजक यूकेवीआई कर्तव्यों के सबसे बड़े पहलुओं में से एक यह सुनिश्चित कर रहा है कि प्रायोजित छात्र अपने प्रायोजन के दौरान अकादमिक रूप से लगे हुए हैं।
एक छात्र अकादमिक रूप से आकर्षक है यदि वे सक्रिय रूप से और लगातार अपने अध्ययन के पाठ्यक्रम का पालन कर रहे हैं।
प्रायोजकों को अनुरोध पर अपनी अकादमिक सगाई नीति तैयार करने और प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए:
- इसे कैसे लागू किया जा रहा है
- अकादमिक जुड़ाव की निगरानी के लिए सिस्टम मौजूद हैं
- यह पुष्टि करने के लिए क्या जानकारी दर्ज की जा रही है कि छात्र अकादमिक रूप से आकर्षक हैं
- शैक्षणिक जुड़ाव की कमी की पहचान होने पर क्या कार्रवाई अपेक्षित है
- कि उनके पास किसी भी छात्र की पहचान करने के लिए एक मजबूत प्रणाली है, जिसने अपनी पढ़ाई के साथ जुड़ना बंद कर दिया है और फिर वे छात्र को फिर से संलग्न करने के लिए समर्थन करने के लिए कार्रवाई करेंगे
शेष अनुपालन का सबसे कुशल और अनुशंसित तरीका एक ऐसी प्रणाली को लागू करना है जो वास्तविक समय में छात्र उपस्थिति और जुड़ाव की निगरानी करता है। यह कर्मचारियों और अनुपालन टीमों को यूकेवीआई ऑडिट के लिए आवश्यक डेटा तक त्वरित पहुंच प्रदान करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि वे किसी भी छात्र के साथ जल्दी से पालन कर सकें जो अपनी टियर 4 वीजा आवश्यकताओं का उल्लंघन कर रहे हैं।
5. डेटा साइलो निकालें
यूकेवीआई अनुपालन के संबंध में कई संस्थानों की एक चुनौती टीयर 4 छात्रों के संबंध में जानकारी तक पहुंच रही है जो विभिन्न प्रणालियों में आयोजित की जाती है। यूकेवीआई ऑडिट के दौरान, ऑडिटर को प्रवेश रिकॉर्ड, छात्र उपस्थिति और प्रगति रिपोर्ट, परिस्थितियों के अनुप्रयोगों को कम करने, छात्रों को ईमेल संचार और अन्य आवश्यक जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होगी। यदि आप यह सारी जानकारी कई अलग-अलग प्रणालियों में संग्रहीत करते हैं, तो ऑडिट के लिए सटीक और जल्दी से पुनर्प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है।
"संस्थानों के कुशलतापूर्वक कार्य करने और टियर 4 आवश्यकताओं का पालन करने के लिए अच्छा आंतरिक संचार महत्वपूर्ण है ... [और] यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि संस्थान आत्मविश्वास से अपनी निगरानी और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं "
यूकेसीआईएसए, टियर 4 अनुपालन: एक व्यावहारिक गाइड
आपकी सभी यूकेवीआई जरूरतों के लिए एक केंद्रीय प्रणाली का उपयोग करना, जिसमें छात्र की उपस्थिति पर नज़र रखना और रिपोर्ट करना, छात्र की जानकारी और संचार संग्रहीत करना और परिस्थितियों के अनुप्रयोगों को कम करना शामिल है, इसका मतलब है कि यह सभी महत्वपूर्ण जानकारी आपकी उंगलियों पर है जब यह एयू डिट का समय है।
6. उपस्थिति रुझान और पैटर्न देखें
यूकेसीआईएसए के टियर 4 अनुपालन गाइड के अनुसार, यह स्पष्ट है कि यूकेवीआई भी संस्थानों से प्रायोजित छात्रों की उपस्थिति और अनुपस्थिति में किसी भी पैटर्न की तलाश करने की उम्मीद करता है।
यदि टियर 4 प्रायोजित छात्र लगातार कुछ शिक्षण कार्यक्रमों या 'संपर्क बिंदु' को याद कर रहे हैं, तो प्रायोजकों से अब ऐसे पैटर्न को स्पॉट करने और आगे की जांच करने की उम्मीद है। एक उपस्थिति और जुड़ाव निगरानी प्रणाली आपको टियर 4 छात्रों के बीच इन रुझानों की पहचान करने में मदद कर सकती है।
SEAtS UKVI उपस्थिति और चेतावनी प्रणाली इस तरह की सुविधाओं के माध्यम से महत्वपूर्ण, कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि को सक्षम बनाती है:
- मल्टी-मीट्रिक चार्ट: सभी प्रदर्शन और सहभागिता मीट्रिक के रुझानों की तुलना करें.
- मॉड्यूल तुलना चार्ट: मॉड्यूल में उपस्थिति, सबमिशन और ग्रेड की तुलना अधिक आसानी से करें।
- वार्षिक उपस्थिति चार्ट: एक नज़र में उपस्थिति पैटर्न का पूरा वर्ष देखें, और अतिरिक्त कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि के लिए ड्रिल-डाउन करें।
7. एक प्रारंभिक चेतावनी वर्कफ़्लो का उपयोग करें
प्रारंभिक अलर्ट वर्कफ़्लो के साथ एक उपस्थिति प्रणाली को लागू करना ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए एक और महत्वपूर्ण कदम है। एक प्रारंभिक चेतावनी वर्कफ़्लो कर्मचारियों को "जोखिम में" छात्रों को अपनी पढ़ाई के साथ फिर से जुड़ने में मदद करने की अनुमति देता है, इससे पहले कि वे ड्रॉप-आउट करें या अपने टियर 4 वीजा को खोने का जोखिम उठाएं। इन छात्रों की पहचान करके, कर्मचारी अतिरिक्त सहायता प्रदान कर सकते हैं और उनकी शैक्षणिक प्रगति और सफलता सुनिश्चित कर सकते हैं। एक प्रारंभिक चेतावनी वर्कफ़्लो के साथ, सिस्टम स्वचालित रूप से कर्मचारियों और छात्र को चेतावनी देगा कि उन्हें अपने प्रायोजन का उल्लंघन करने का खतरा है। वर्कफ़्लो टियर 4 छात्रों के लिए पूर्व निर्धारित हस्तक्षेप रणनीतियों को संलग्न कर सकता है, उनकी प्रगति की निगरानी कर सकता है और यदि वे फिर से संलग्न होने में विफल रहते हैं तो स्थिति को बढ़ा सकते हैं।
"प्रभावी उपस्थिति निगरानी प्रक्रियाएं, जिन्हें अच्छे अभ्यास के उदाहरण के रूप में देखा जाता है, में आम तौर पर उन छात्रों की पहचान करने के लिए प्रारंभिक चेतावनी संकेतक शामिल होते हैं जिनकी उपस्थिति का स्तर खराब होता है।
यूकेसीआईएसए, टियर 4 अनुपालन: एक व्यावहारिक गाइड
8. किसी भी महत्वपूर्ण परिवर्तन की रिपोर्ट करें
यूकेवीआई टियर 4 प्रायोजक के रूप में यह महत्वपूर्ण है कि आप निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर यूकेवीआई को अपने टीयर 4 छात्रों या अपने प्रायोजक लाइसेंस को प्रभावित करने वाले किसी भी परिवर्तन या घटनाओं को निर्यात कर रहे हैं। आपको अपने छात्रों की परिस्थितियों में किसी भी बदलाव की रिपोर्ट करने के लिए प्रायोजक प्रबंधन प्रणाली (एसएमएस) का उपयोग करना चाहिए, जैसे पाठ्यक्रम विवरण में परिवर्तन, अध्ययन स्थान, संपर्क विवरण, आव्रजन स्थिति या पढ़ाई से वापसी। आपको अपने संगठन के विवरण में किसी भी परिवर्तन , जैसे पते, स्वामित्व, संरचना या मुख्य कर्मियों में परिवर्तन की रिपोर्ट करने के लिए भी SMS का उपयोग करना चाहिए.
9. आंतरिक लेखा परीक्षा आयोजित करें
यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आप यूकेवीआई ऑडिट के लिए हमेशा तैयार रहें, आपकी अनुपालन टीम नियमित आंतरिक टियर 4 ऑडिट करती है। नियमित रूप से यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि आपका संस्थान यूकेवीआई ऑडिट में कैसा प्रदर्शन करेगा। अपने अनुपालन प्रदर्शन की निगरानी करना और सुधार या चिंता के किसी भी क्षेत्र की पहचान करना आपके यूकेवीआई अनुपालन के शीर्ष पर रहने का एक शानदार तरीका है।
10. प्रश्न पूछें या मार्गदर्शन प्राप्त करें
यूकेवीआई अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए हमारा अंतिम शीर्ष टिप? यूकेवीआई से सलाह और मार्गदर्शन लें यदि आपको अपने टीयर 4 प्रायोजन दायित्वों के बारे में कोई संदेह या प्रश्न हैं। कुछ नियमों या जिम्मेदारियों के उल्लंघन का जोखिम उठाने की तुलना में उनके आसपास स्पष्टीकरण की तलाश करना कहीं बेहतर है।
उन संस्थानों के लिए जो अंतरराष्ट्रीय छात्रों के लिए अपने टियर 4 प्रायोजन लाइसेंस को बनाए रखना चाहते हैं, यह आवश्यक है कि यूकेवीआई अनुपालन सर्वोच्च प्राथमिकता है। इस गाइड में, हमने ऑडिट-प्रूफ यूकेवीआई अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अपनी शीर्ष युक्तियां साझा की हैं। ये 2015 से यूकेवीआई अनुपालन समाधान के अग्रणी प्रदाता के रूप में यूकेवीआई अनुपालन के हमारे अनुभव और ज्ञान पर आधारित हैं। इन युक्तियों का पालन करके, संस्थान यूकेवीआई अनुपालन के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित कर सकते हैं और अपने टियर 4 प्रायोजन लाइसेंस को खोने के जोखिम से बच सकते हैं।
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