Guida definitiva alla gestione delle presenze degli studenti

Introduzione

Il panorama della gestione delle presenze degli studenti nelle università, nei college e nelle scuole è in rapida evoluzione.

La frequenza è ora multimodale. L'informatica deve essere acquisita ovunque avvengano l'insegnamento e l'apprendimento: nel campus, nei tirocini e negli stage, per l'insegnamento a distanza e ibrido.

I sistemi odierni devono supportare la reportistica di conformità e la garanzia di qualità mission critical, come le esigenze di accreditamento medico, infermieristico e di altri settori clinici e professionali.

I registri delle presenze degli studenti sono necessari anche per la conformità ai visti per gli studenti e agli aiuti finanziari. Inoltre, per la verifica e la valutazione degli apprendistati moderni e commerciali.

I metodi tradizionali basati sulla carta, soggetti a errori umani e inefficienza, stanno lasciando il posto a sofisticati sistemi digitali. Queste moderne soluzioni promettono di snellire il processo, ridurre gli errori e fornire informazioni tempestive. Ciò contribuisce a innescare interventi precoci e critici per impedire l'abbandono degli studenti. Inoltre, aumentando le ore di contatto con gli studenti, migliorano il loro impegno futuro e i risultati accademici.

Informazioni su questa guida

Questa guida offre una panoramica completa delle più recenti tecnologie di monitoraggio delle presenze. Ne presentiamo i vantaggi e gli svantaggi per aiutare gli istituti scolastici a prendere decisioni informate.

Opzioni di acquisizione dei dati sulle presenze degli studenti

I metodi di acquisizione dei dati dei moderni sistemi di gestione delle presenze degli studenti includono:

• Lettori di carte d'identità per studenti
• Lampeggiatori Bluetooth BLE
• Servizi di localizzazione GPS
• Codici QR
• Integrazione LMS/Online

Lettori di carte d'identità per studenti

Ideale per: Partecipazione di persona

Negli ultimi 10 anni, in molti Paesi la gestione delle presenze degli studenti è stata dominata dai lettori di smart card. Sebbene costosi da installare, i lettori di schede consentono agli studenti di strisciare il dito quando entrano in un'aula e fungono anche da carta d'identità dello studente.

Alcuni pro: I lettori di schede sono un metodo affidabile e preciso per registrare le presenze degli studenti. È un'ottima opzione per le implementazioni su larga scala. Elimina il lavoro manuale e riduce le interruzioni delle lezioni.

Alcuni contro: i lettori di schede e la loro installazione possono essere costosi. Le presenze proxy sono possibili se non monitorate. Per ridurre al minimo i costi di installazione, alcuni sistemi di gestione delle presenze possono essere collegati ai lettori di schede esistenti.

Lampeggiatori Bluetooth BLE

Ideale per: Partecipazione di persona.

Utilizzate iBeacon Bluetooth BLE e un cellulare per studenti per consentire a questi ultimi di registrare le proprie presenze. In questo modo si ottiene una prova di presenza estremamente accurata ai fini della conformità e della garanzia di qualità. Effettuando il tap-in su un'applicazione mobile come la SEAtS Student App, l'applicazione conferma la presenza comunicando con il Beacon presente nella stanza.

Alcuni pro: Questo metodo è altamente accurato e non comporta il rischio di deleghe di presenza. Non richiede lettori di carte d'identità o dispositivi. I beacon sono spesso un'opzione economica, più conveniente dei lettori di schede.

Alcuni svantaggi: poiché questa opzione funziona con l'applicazione mobile per studenti, gli studenti devono effettuare il check-in per essere contrassegnati come presenti. Questa opzione richiede che lo studente abbia uno smartphone.

Servizi di localizzazione GPS

Ideale per: Rilevamento fuori dal campus

Questo metodo è adatto per le classi ad hoc in cui non è presente un docente. Consente agli studenti di segnare la loro posizione rispetto alle coordinate e di confermarla tramite geo-fencing. È perfetto per i tirocini, gli apprendistati e altro ancora.

Alcuni pro: Questi metodi possono essere attivati automaticamente senza alcun input da parte del personale o degli studenti, riducendo le interruzioni delle lezioni e gli errori manuali.

Alcuni svantaggi: se il GPS dello studente è spento, le presenze non vengono registrate. Richiede che gli studenti abbiano uno smartphone.

Sistema di scansione di codici QR

Ideale per: Partecipazione di persona

Il codice QR è l'acronimo di "Quick Response" ed è leggibile dai telefoni cellulari. Un codice QR viene generato prima di ogni lezione e gli studenti usano un'app per scansionare il codice e confermare la loro presenza quando entrano nell'aula.

Alcuni pro: Un'opzione molto conveniente e facile da usare per la gestione delle presenze degli studenti.

Alcuni contro: questo metodo può comportare una delega di frequenza, poiché il codice QR può essere screenshottato e inoltrato. Questo metodo comporta una certa interruzione della lezione e richiede che gli studenti abbiano uno smartphone.

Integrazione LMS/apprendimento online

Ideale per: Presenze online

Acquisizione automatica delle presenze degli studenti online da qualsiasi soluzione di condivisione video. Per gli utenti di Microsoft Teams e Zoom, è possibile anche acquisire i dati sulla durata e generare report su individui, scuole, corsi o moduli. Questo metodo consente di tenere facilmente traccia degli studenti che scelgono l'apprendimento ibrido.

Alcuni pro: Risolve il problema del monitoraggio delle presenze posto dall'apprendimento misto e digitale.

Alcuni svantaggi: questo metodo è più adatto alla frequenza online, non a quella di persona o fuori dal campus.