Aston University ökar antalet kvarstannande studenter

Aston introducerade SEAtS 2017. Närvarodata har drivit processförbättringar kring utrymmesanvändning och schemaläggning, samt levererat i vart och ett av de tre huvudmålen: effektivisering av rapportering om efterlevnad av studentvisum, generering av närvarodata för professionell ackreditering för Astons nya medicinska skola och information om strategier för studentretention.

En stor vinst för Aston är det kraftfulla systemet för tidig varning som ger en tydlig bild av studenternas engagemang med automatiserad kommunikation för att effektivisera kontakten med studenterna för bättre resultat.

Utmaningen

Krav på sponsring av studentvisum och behov av professionell ackreditering, i kombination med forskning som stöder sambandet mellan närvaro och bättre studieresultat, var viktiga drivkrafter bakom valet av SEAtS Alerts.

Varför Aston valde SEAtS

• Marknadsandel - SEAtS är en av de ledande lösningarna för studentnärvaro i Storbritannien. 70 % av universiteten i London använder SEAtS för att registrera studenternas närvaro. Att samarbeta med en beprövad lösning var viktigt för Aston när de valde SEAtS.
• Tillgång till nuvarande användare - SEAtS underlättade kontakt med nyckelkunder utan villkor. Aston ansåg att det var viktigt att gå bortom säljsnacket och inleda uppriktiga diskussioner med nuvarande användare om hur lösningen var att använda i det dagliga arbetet.
• Flexibilitet - Efter att ha talat med nuvarande användare av SEAtS kunde Aston se hur flexibel lösningen var. Detta inkluderade de många hårdvarualternativen för olika undervisningsutrymmen, anpassade instrumentpaneler och anpassade rapporteringsfunktioner. Detta innebar att Aston kunde göra saker på sitt eget sätt, snarare än att anpassa sina interna processer till stela system.
• Integration - Det var viktigt att SEAtS kunde integreras med Aston Universitys befintliga campuslösningar, inklusive SITS (Student Management System) och CELCAT (Timetable Solution).

Lösningen

SEAtS Alert kombinerar närvarorapportering med riktat elevstöd och automatiserad kommunikation för bättre resultat.

Microsoft Integration underlättar tidig adoption
Den största överraskningen var hur snabbt studenterna tog till sig SEAtS närvarokontroll. De förväntade sig en del mothugg, men upptäckte istället att studenterna inte bara var tävlingsinriktade när det gällde att upprätthålla en god närvaro, utan att de också uppskattade att universitetet brydde sig om huruvida de närvarade eller inte; att de proaktivt frågade dem om det var okej att de inte dök upp på lektionerna.

Konsekvenser

Närvaron bland studenterna har ökat med 3% varje läsår sedan systemet infördes. Rapporteringskraven för visum har gått från att ta månader till minuter, medan yrkesackreditering bara är ett klick bort.

Aston University kan nu reagera snabbare på studenternas behov och sätta in tidiga insatser för riskstudenter.

Aston uppnådde en användningsgrad på 87% under de första två veckorna. Detta visade att studenterna brydde sig om sin närvaro och att de var angelägna om att mäta sin egen framgång.

En av de stora fördelarna med att använda SEAtS var att man upptäckte slöseri med utrymme och resurser på campus. Med hjälp av SEAtS datainsikter upptäckte Aston att upp till tre rum ofta bokades för ett enda undervisningstillfälle, och att studenterna oftast bara hade tillgång till ett av dessa. SEAtS datainsikter har nu tagit bort behovet av manuella rumsrevisioner och förbättrat schemaläggningens noggrannhet och utrymmesutnyttjandet.

Aston är inne på sitt fjärde år med SEAtS-programvaran och planerar att utöka användningen av SEAtS-funktionerna. SEAtS-data har effektiviserat interna processer, ökat produktiviteten och främjat elevernas välbefinnande med hjälp av tillförlitliga närvarodata.