UWL reduziert Verwaltung und verbessert Seelsorge

Die University of West London (UWL) befindet sich im Herzen einer der erfolgreichsten Wirtschaftsregionen des Vereinigten Königreichs und verfügt über eine Reihe vielfältiger und hochqualifizierter Mitarbeiter, die über einen reichen Erfahrungsschatz in ihren jeweiligen Fachgebieten verfügen und enge Verbindungen zu den wichtigsten Branchen unterhalten. Die Universität hat sich einen bemerkenswerten Ruf für qualitativ hochwertige Ausbildung in Verbindung mit Beschäftigung erworben. Die UWL hat eine der besten Beschäftigungsquoten des Landes: 95 % der Studierenden sind innerhalb von sechs Monaten nach ihrem Abschluss in Arbeit. Die im Westen Londons und in Reading gelegene UWL wurde 2013 von The Guardian als beste moderne Universität Londons" eingestuft. Im Jahr 2013 begann die UWL ein ehrgeiziges Projekt zur Einführung eines bahnbrechenden neuen Systems zur Überwachung der Anwesenheit der Studierenden, um nicht nur die Anwesenheit der Studierenden zu überwachen, sondern auch das Engagement der Studierenden insgesamt zu verbessern.

Die UWL suchte ein innovatives automatisiertes System zur Überwachung und Berichterstattung über die Anwesenheit und das Engagement der Studierenden, um das Wohlergehen und den akademischen Erfolg der Studierenden zu unterstützen und um die Einhaltung der Anforderungen der britischen Visa- und Einwanderungsbehörde (UKVI) für internationale Studierende leichter nachzuweisen.

Nach einer Marktrecherche über geeignete Softwarelösungen schloss man sich mit SEAtS Software zusammen, um ein System für die Einbindung und Anwesenheit von Schülern zu entwickeln und zu implementieren.

Die Herausforderung

Mit einer wachsenden und vielfältigen internationalen Studentenschaft benötigte die UWL ein System, das die Umsetzung ihrer formellen Engagement- und Anwesenheitspolitik unterstützt.

Dies würde die Prozesse und Daten verbessern, die die Einhaltung der UKVI-Anforderungen im Zusammenhang mit dem Tier 4 Highly Trusted Status der UWL unterstützen, der es der Universität ermöglicht, internationale Studierende zu fördern und zu unterrichten.

Darüber hinaus hat die UWL den engen Zusammenhang zwischen studentischem Engagement und Anwesenheit mit akademischen Leistungen und studentischem Wohlergehen erkannt. Eine verbesserte Anwesenheit und die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme mit proaktiven pastoralen Interventionen kommen sowohl den Studierenden als auch der Universität zugute.

Vorhandene Prozesse und Systeme
Wie in der gesamten Branche üblich, verfügte UWL über mehrere Möglichkeiten zur Erfassung von Anwesenheitsdaten. Die Anwesenheit auf dem Campus wurde über Zugangskontrollsysteme an den Ein- und Ausgängen erfasst. Die tatsächliche Anwesenheit im Unterricht wurde jedoch mit einer Mischung aus manuellen, papiergestützten Systemen, Online-Registern und einem einfachen System zur Erfassung der Anwesenheit einiger Studierender durch Einzug erfasst.

Diese Verfahren wurden als nicht mehr geeignet erachtet:

• Marktanteil - SEAtS ist eine der führenden Lösungen für die Anwesenheitserfassung von Studenten in Großbritannien. 70 % der Universitäten in London nutzen SEAtS zur Erfassung der Anwesenheit von Studenten. Die Partnerschaft mit einer bewährten Lösung war für Aston bei der Entscheidung für SEAtS wichtig.
• die Abhängigkeit von manuellen Eingriffen und der erneuten Eingabe von Daten machte sie fehleranfällig.
• Aufgrund der Fragmentierung der gesammelten Informationen erforderten die Berichte eine umfangreiche manuelle Analyse und waren daher zeitaufwändig zu erstellen und oft nicht mehr aktuell.
• Der variable Ansatz beanspruchte wertvolle Lehr- und Verwaltungszeit mit minimalem quantifizierbarem Nutzen.

Die Lösung

Die UWL benötigte ein robustes System zur Erfassung der Anwesenheitsdaten von 12.000 Studierenden in fast 200 Unterrichtsräumen und Theatern an allen drei Hauptstandorten.

Die Lösung musste sein:

• Verbesserung der Leistungen durch mehr Anwesenheit der Schüler.
• Verbesserung der Verweildauer durch Stärkung des Engagements durch verbesserte seelsorgerische Betreuung, wodurch das Risiko eines Studienabbruchs verringert wird.
• Verringerung des Verwaltungsaufwands für die Erfassung, Überwachung und Nachverfolgung der Anwesenheit bei minimaler Störung der Studenten und Dozenten im Unterricht.
• Unterstützung bei der Überwachung der Anwesenheit von internationalen Studenten für UKVI in einer nahtlosen und integrierten Weise für alle Studenten.
• Bereitstellung eines besseren Bildes der Raumauslastung für die Optimierung des Fahrplans für die Facility- und Dispositionsteams sowie für die Geschäftsleitung, um eine strategische Investitionsplanung zu ermöglichen.

Im Jahr 2013 ging die UWL auf den Markt, um geeignete Lösungen zu finden. Das SEAt'S-Angebot zeichnete sich als Gesamtpaket aus, das nicht nur eine genaue Anwesenheitserfassung in den Lehrveranstaltungen ermöglicht, sondern auch flexibel genug ist, um mit den bestehenden UWL-Datensystemen (z. B. Stundenplan und Studentenakten) integriert zu werden und so Echtzeit-Überwachungsfunktionen und umfangreiche Berichte zu ermöglichen.

Adrian Ellison, Direktor für Informationstechnologie an der UWL, sagte dazu Folgendes:

Die Auswirkungen

Das Projekt begann im Juli 2013, und die erste Phase ging im September, rechtzeitig zum Beginn des akademischen Jahres, in Betrieb. 240 Touch-Terminals wurden in allen Unterrichtsbereichen auf dem Campus installiert und angeschlossen.

sagte Adrian Ellison:

Das System bietet eine Übersicht über die Schüler mit Fotos, die in jeder Klasse erwartet werden, und zeigt dann in Echtzeit an, wie sie die Klasse betreten und als "besucht" markiert werden. Damit entfällt die Notwendigkeit, vor Ort Klassenbücher zu führen. Schüler, die zu spät kommen, werden als solche gekennzeichnet. Diejenigen, die nicht anwesend sind, werden als "abwesend" angezeigt. Schüler, die zu einer Sitzung erscheinen, für die sie nicht eingeplant waren, werden als "unerwartet" gekennzeichnet. Das Lehrpersonal kann alle Anomalien korrigieren und die Klassen bei Bedarf in andere Räume verlegen.

Es stehen Berichte zur Verfügung, um die Anwesenheit von Studenten, Modulen, Programmen und Schulen zu dokumentieren und zu überwachen.

Studenten, die eine bestimmte Anzahl von Sitzungen nicht besuchen, werden automatisch benachrichtigt.

Das SEAtS-System hat eine stärkere Bindung der Schüler an die Schule und eine bessere Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften ermöglicht. Es ermöglicht eine genauere Echtzeit-Überwachung und hat die Verwaltung reduziert und die Transparenz für die Seelsorge verbessert.