O UWL reduz a administração e melhora a assistência pastoral.

Situada no coração de uma das regiões empresariais mais bem sucedidas do Reino Unido, a University of West London (UWL) tem um leque de pessoal diversificado e altamente qualificado, com uma vasta experiência nas suas respectivas disciplinas e fortes ligações com indústrias chave. A Universidade adquiriu uma reputação notável pela educação de alta qualidade ligada ao emprego. A UWL tem uma das melhores taxas de empregabilidade do país, com 95% dos estudantes a trabalhar no prazo de seis meses após a graduação. Localizada no oeste de Londres e Reading, a UWL foi classificada como a 'No.1 Best Modern University in London' pelo The Guardian em 2013. Em 2013, a UWL iniciou um projeto ambicioso para implementar um novo e inovador sistema de monitorização da assiduidade dos estudantes, não só para controlar a assiduidade dos estudantes, mas também para melhorar o envolvimento geral dos estudantes.

A UWL procurava um sistema automatizado inovador para monitorizar e elaborar relatórios sobre a assiduidade e o envolvimento dos estudantes, a fim de apoiar o bem-estar e o sucesso académico dos estudantes, bem como para demonstrar mais facilmente a conformidade com os requisitos do UK Visa and Immigration (UKVI) para os estudantes internacionais.

Depois de pesquisarem no mercado soluções de software adequadas, estabeleceram uma parceria com a SEAtS Software para desenvolver e implementar um sistema de participação e assiduidade dos alunos.

O desafio

Com uma população estudantil internacional crescente e diversificada, a UWL necessitava de um sistema para apoiar a implementação da sua política formal de envolvimento e assiduidade.

Isto melhoraria os processos e os dados subjacentes à conformidade com os requisitos do UKVI associados ao estatuto de elevada confiança Tier 4 da UWL, que permite à universidade patrocinar e ensinar estudantes internacionais.

Além disso, a UWL reconheceu a estreita ligação entre o empenho e a assiduidade dos estudantes e o desempenho académico e o bem-estar dos estudantes. A melhoria da assiduidade e a deteção precoce de potenciais problemas, com uma intervenção pastoral pró-ativa, beneficiam tanto os estudantes como a Universidade.

Processos e sistemas em vigor

À semelhança do que acontece em todo o sector, o UWL dispunha de várias formas de recolher dados sobre a assiduidade. A presença no campus era registada através de sistemas de controlo de acesso nos pontos de entrada e saída. No entanto, a presença efectiva nas aulas era registada através de uma mistura de sistemas manuais em papel, registos em linha e um sistema básico de recodificação por passagem para a presença de alguns estudantes.

Estes processos foram considerados inadequados porque:

• a dependência da intervenção manual e da reintrodução de dados tornava-os susceptíveis de erro.
• devido à natureza fragmentada das informações recolhidas, os relatórios exigiam uma análise manual significativa, pelo que a sua elaboração era morosa e, por conseguinte, frequentemente desactualizada.
• a abordagem variável absorveu um tempo precioso de ensino e de gestão com um benefício mínimo quantificável.

A solução

A UWL precisava de um sistema robusto para recolher dados de assiduidade de 12 000 alunos que frequentavam quase 200 salas de aula e teatros em cada um dos seus três locais principais.

A solução precisava de:

• Melhorar o aproveitamento escolar através do aumento da assiduidade dos alunos.
• Melhorar a retenção, reforçando o empenhamento através de melhores cuidados pastorais, reduzindo o risco de os estudantes abandonarem os seus cursos.
• Reduzir as despesas administrativas de registo, monitorização e acompanhamento da assiduidade, com o mínimo de perturbação para o aluno e o professor na sala de aula.
• Apoiar o cumprimento do controlo da assiduidade dos estudantes para o UKVI para os estudantes internacionais de uma forma contínua e integrada para todos os estudantes.
• Proporcionar uma melhor imagem da utilização das salas para a otimização dos horários das equipas de instalações e de programação e para a gestão de topo, de modo a permitir o planeamento estratégico do investimento.

Em 2013, a UWL foi ao mercado para identificar soluções adequadas. A proposta da SEAt'S destacou-se como um pacote completo que não só permitiria o registo exato da assiduidade nas aulas, como também era suficientemente flexível para se integrar com os sistemas de dados existentes da UWL (horários e registos dos alunos, por exemplo), de modo a proporcionar uma capacidade de monitorização em tempo real e relatórios ricos.

Adrian Ellison, Diretor de Tecnologias da Informação da UWL, disse o seguinte:

Após uma rigorosa prova de conceito com critérios de sucesso definidos, a direção do projeto ficou satisfeita com o facto de o software SEAtS poder cumprir todos os nossos objectivos. O SEAtS preencheu todos os requisitos para a Universidade. Integrou-se com todos os nossos sistemas e segurança existentes e foi integrado com a nossa infraestrutura Active Directory e SharePoint. Os terminais tácteis funcionavam com os nossos cartões MIFARE de estudante existentes e funcionavam através de Power over Ethernet e sem fios, o que reduziu os prazos de implementação e os custos de instalação.

O impacto

O projeto teve início em julho de 2013 e a primeira fase entrou em funcionamento em setembro, a tempo do início do ano letivo. Foram instalados e ligados 240 terminais tácteis em todas as áreas de ensino do campus.

Adrian Ellison disse:

Passámos o primeiro semestre a trabalhar em equipa para limpar os problemas de dados identificados nos nossos sistemas de origem e para normalizar e validar os resultados do SEAtS. Os dados estão agora a informar as nossas actividades de retenção de estudantes, planeamento de instalações e iniciativas pastorais.

O sistema fornece uma visão dos alunos, com fotografias, que são esperados em cada aula e, em seguida, em tempo real, mostra-os a entrar e marcados como "presentes". Isto elimina a necessidade de fazer registos locais das aulas. Os alunos que chegam atrasados são assinalados como tal. Os que não comparecem são assinalados como "ausentes". Os alunos que comparecem numa sessão para a qual não estavam programados são assinalados como "inesperados". O pessoal docente pode corrigir eventuais anomalias e transferir turmas para salas alternativas, se necessário.

Estão disponíveis relatórios para informar e monitorizar a assiduidade por aluno, módulo, programa e escola.

São enviados alertas automáticos aos alunos que não frequentam um número pré-determinado de sessões.

O sistema SEAtS permitiu reforçar a retenção de alunos e melhorar os relatórios de conformidade. Permite uma monitorização mais precisa em tempo real, reduziu a administração e melhorou a transparência dos cuidados pastorais.

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