O problema dos actuais sistemas de elaboração de horários

Quer se trate do ensino superior, do ensino complementar, do ensino básico e secundário ou da formação profissional, todos os anos as instituições parecem ter problemas com o seu sistema de horários. Estas questões têm sido particularmente exacerbadas pela recente pandemia de Covid-19. Como resultado, há uma série de novos desafios e requisitos para o software moderno de elaboração de horários. Neste blogue, analisamos os problemas mais comuns que as instituições de ensino enfrentam com o seu processo de elaboração de horários e, mais importante, a forma como as recentes inovações na tecnologia de elaboração de horários os podem resolver.

As questões

Algumas das maiores queixas que ouvimos das universidades, escolas e colégios em relação à elaboração de horários envolvem a grande sobrecarga que esta representa para o pessoal informático e administrativo. Os actuais processos de elaboração de horários em muitas instituições são altamente trabalhosos, inflexíveis e fragmentados em vários sistemas e equipas. Além disso, a programação manual pode levar semanas a ser efectuada pelo pessoal administrativo. Isto torna incrivelmente difícil gerir um sistema fluido, eficiente e interligado. A pandemia demonstrou que os sistemas existentes não foram concebidos para o modelo moderno e híbrido de ensino.

Muitos destes sistemas "antigos" foram concebidos e construídos há anos, com algoritmos com décadas. Além disso, a rinvestigação sobre o desenvolvimento de sistemas modernos de horários, mostra que muitos fornecedores deixaram de implementar as últimas inovações em matéria de software de horários depois de terem criado um produto adequado. Nos últimos anos, registaram-se grandes desenvolvimentos tanto nas necessidades das instituições de ensino como nas capacidades da tecnologia moderna. Infelizmente, os sistemas modernos não conseguiram refletir isto.

A solução

A evolução da oferta de ensino e a disponibilidade de recursos para as instituições alteraram os requisitos necessários para um sistema de agendamento moderno. O pessoal pretende um processo mais interligado, que possa ser integrado noutros sistemas modernos, como o Microsoft 365. O ambiente educativo atual necessita de sistemas de horários que possam acomodar a aprendizagem presencial, em linha ou fora do campus. Tanto o pessoal como os estudantes exigem mais flexibilidade.

A maior pressão sobre os recursos aumentou a necessidade de um sistema que informe sobre a utilização do espaço e melhore a sustentabilidade do campus. O resultado final é que o software de planeamento moderno deve:

• Reduzir os custos e aumentar a utilização dos recursos.
• Devolver o tempo ao pessoal administrativo e informático.
• Permitir um modelo misto de ensino e aprendizagem.
• Melhorar a eficiência institucional.
• Proporcionar uma melhor experiência ao pessoal e aos estudantes.