Se siete un istituto di istruzione superiore con una licenza di sponsorizzazione Tier 4 per studenti internazionali, sapete quanto sia importante rispettare le normative UK Visas and Immigration (UKVI). Il mancato rispetto delle norme UKVI può comportare gravi conseguenze, come la perdita della licenza di sponsor, il pagamento di un piano d'azione e il danneggiamento della vostra reputazione.
Per aiutarvi a evitare questi rischi, abbiamo stilato un elenco dei nostri dieci migliori consigli per ottenere una conformità UKVI a prova di audit! Scopriteli qui di seguito.
10 consigli per aiutare la vostra università a raggiungere la conformità UKVI a prova di audit
La conformità al Tier 4 UKVI rappresenta un rischio costante per le università che sponsorizzano studenti internazionali. Il modo migliore per ridurre lo stress e i rischi associati a un audit dell'UKVI è essere preparati. Per garantire che la vostra istituzione sia in regola con i doveri di sponsor e pronta per un audit, seguite questi consigli che coprono le aree chiave della gestione degli sponsor, del monitoraggio degli studenti, della tenuta dei registri e della rendicontazione:
1. Conoscere le proprie responsabilità
Il primo passo di a prova di audit UKVI è conoscere tutti i doveri e le responsabilità di uno sponsor Tier 4. Questi possono essere facilmente verificati sul sito web del governo britannico. Questi possono essere facilmente verificati sul sito web del governo britannico. I regolamenti dell'UKVI dovrebbero allinearsi strettamente con i vostri regolamenti accademici e accademico e deve essere chiaro quale sia il loro posto all'interno delle politiche istituzionali. Questo è importante in modo che il personale e gli studenti sappiano sapere cosa ci si aspetta da loro e i processi che devono seguire.
2. Mantenere i registri aggiornati
Il prossimo passo cruciale di a prova di audit conformità all'UKVI è mmanteneremantenere un aaccurato e completo e completa della vostra documentazione sponsorizzati studenti sponsorizzati. Gli sponsor sono tenuti a conservare le copie dei loro passaporti, stato di immigrazione, visto, titoli di studio, certificati di lingua inglese, documenti finanziari, dati di contatto e qualsiasi altra informazione rilevante. Questi documenti devono essere conservati in modo sicuro e facilmente recuperabili in un sistema centrale all'interno della vostra istituzione, poiché un controllo dell'UKVI può richiedere l'accesso a tutte queste informazioni in qualsiasi momento..
3. Nominare un responsabile o un team dedicato alla conformità
Avere un team o un manager dedicato all'interno della vostra istituzione che si occuperà del vostro Regno Unito.VI è un elemento chiave per rimanere al passo con le vostre responsabilità. responsabilità. Di solito saranno responsabili per i aspetti principali di i vostri compiti di sponsor sponsor Tier 4, compreso il monitoraggio di frequenza degli studenti delle presenze degli studenti, delle date di scadenza dei visti, la segnalazione di cambiamenti all'UKVI, nonché la verifica delle modifiche ai requisiti Tier 4 e l'esecuzione di audit interni. e l'esecuzione di audit interni.
Se non Se non avete già un team UKVI dedicato, procuratevene uno!
4. Implementare un sistema di rilevazione delle presenze e del coinvolgimento
Uno degli aspetti più importanti dei vostri doveri di Sponsor UKVI Tier 4 è quello di garantire che gli studenti sponsorizzati siano impegnati a livello accademico per tutta la durata della loro sponsorizzazione.
Uno studente è accademicamente impegnato se segue attivamente e con costanza il proprio corso di studi.
Gli sponsor devono essere in grado di produrre la loro politica di impegno accademico su richiesta e dimostrarla:
- come viene applicato
- che siano in atto sistemi per monitorare l'impegno accademico
- quali informazioni vengono registrate per confermare che gli studenti sono impegnati a livello accademico
- quali azioni ci si aspetta quando viene individuata una mancanza di impegno accademico
- di disporre di un sistema solido per identificare gli studenti che hanno smesso di impegnarsi negli studi e le azioni che verranno intraprese per aiutarli a riprendere gli studi
Il modo più efficiente e consigliato per rimanere conformi è quello di implementare un sistema che monitorizzi la frequenza e l'impegno degli studenti in tempo reale. In questo modo, il personale e i team di conformità avranno accesso immediato ai dati necessari per un audit dell'UKVI e potranno intervenire rapidamente nei confronti di tutti gli studenti che non rispettano i requisiti per il visto Tier 4.
5. Eliminare i silos di dati
Una sfida che molte istituzioni incontrano in relazione alla conformità dell'UKVI è l'accesso alle informazioni relative agli studenti Tier 4 che sono conservate in sistemi diversi. Durante un audit dell'UKVI, il revisore avrà bisogno di accedere ai registri di ammissione, ai rapporti sulla frequenza e sulla progressione degli studenti, alle richieste di circostanze attenuanti, alle comunicazioni via e-mail agli studenti e ad altre informazioni necessarie. Se tutte queste informazioni sono archiviate in più sistemi diversi, può essere difficile recuperarle in modo accurato e rapido per un audit.
"Una buona comunicazione interna è importante perché le istituzioni funzionino in modo efficiente e aderiscano ai requisiti del livello 4... [e] può contribuire a garantire che le istituzioni possano soddisfare con sicurezza i loro requisiti di monitoraggio e rendicontazione".
Utilizzare un unico sistema centrale per tutte le esigenze dell'UKVI, tra cui il monitoraggio e la rendicontazione delle presenze degli studenti, l'archiviazione delle informazioni sugli studenti e la comunicazione con gli altri. comunicazione e la gestione delle richieste di circostanze attenuanti, significa che tutte le tutte queste informazioni cruciali sono a portata di mano quando è il momento di un audit.
6. Cercare le tendenze e i modelli di partecipazione
Secondo la UKCISA's Tier 4 Compliance Guide, è chiaro che l'UKVI si aspetta anche che le istituzioni cerchino di individuare eventuali modelli di frequenza e assenze degli studenti sponsorizzati.
Se gli studenti sponsorizzati Tier 4 mancano costantemente a determinati eventi didattici o "punti di contatto", gli sponsor sono tenuti a individuare questi modelli e a indagare ulteriormente. Un sistema di monitoraggio della frequenza e dell'impegno può aiutarvi a identificare queste tendenze tra gli studenti di livello 4.
Il sistema di rilevazione delle presenze e di allerta SEAtS UKVI consente di ottenere informazioni importanti e attuabili grazie a funzioni quali:
- Grafico multimetrico: Confronta le tendenze di tutte le metriche di performance e coinvolgimento.
- Tabella di confronto dei moduli: Confronta più facilmente le presenze, gli invii e i voti tra i vari moduli.
- Grafico annuale delle presenze: Visualizza l'andamento delle presenze di un anno intero in un colpo d'occhio e approfondisci la ricerca per ottenere ulteriori informazioni utili.
7. Utilizzare un flusso di lavoro di allerta precoce
L'implementazione di un sistema di rilevazione delle presenze con un flusso di allerta precoce è un altro passo fondamentale per garantire la conformità all'UKVI a prova di audit. Un flusso di lavoro di allerta precoce consente al personale di aiutare gli studenti "a rischio" a riprendere gli studi prima che abbandonino gli studi o rischino di perdere il visto Tier 4. Identificando questi studenti, il personale può fornire ulteriore supporto e garantire la loro progressione accademica. Identificando questi studenti, il personale può fornire ulteriore supporto e garantire la loro progressione e il loro successo accademico. Con un flusso di lavoro di allerta precoce, il sistema avvisa automaticamente il personale e lo studente che è a rischio di violazione della sponsorizzazione. Il flusso di lavoro può attivare strategie di intervento predeterminate per gli studenti Tier 4, monitorare la loro progressione e aggravare la situazione se non si impegnano nuovamente.
"I processi efficaci di monitoraggio della frequenza, considerati esempi di buone pratiche, includono generalmente indicatori di allarme precoce per identificare gli studenti che hanno un livello di frequenza insufficiente". "
8. Segnalare eventuali modifiche importanti
In qualità di sponsor UKVI Tier 4, è fondamentale che comunichiateeportate qualsiasi cambiamento o evento che riguardi i vostri studenti Tier 4 o il vostro sponsor sponsor all'UKVI entro i termini specificati. tempi previsti. Dovete utilizzare il sistema di gestione degli sponsor (SMS) per segnalare qualsiasi cambiamento nella situazione dei vostri studenti, come ad esempio cambiamenti nei dettagli del corso, nella sede di studio, nei dettagli di contatto, nello stato di immigrazione o il ritiro dagli studi. Dovete inoltre utilizzare l'SMS per segnalare qualsiasi cambiamento nella vostra organizzazione dell'organizzazione, come ad esempio cambiamenti di indirizzo, proprietà, struttura o personale chiave.
9. Conduzione di audit interni
Un modo per assicurarsi di essere sempre pronti a un audit dell'UKVI è quello di far condurre al proprio team di conformità regolari audit interni di livello 4. È importante valutare regolarmente come la propria istituzione si comporterebbe in un audit dell'UKVI. È importante valutare regolarmente come la vostra istituzione si comporterebbe in caso di audit dell'UKVI. Monitorare la vostra performance di conformità e identificare eventuali aree di miglioramento o di preoccupazione è un ottimo modo per rimanere al top della vostra conformità all'UKVI.
10. Fare domande o chiedere consiglio
Il nostro ultimo consiglio per garantire la conformità all'UKVI? Se avete dubbi o domande sugli obblighi di sponsorizzazione Tier 4, chiedete consiglio e assistenza all'UKVI. È molto meglio chiedere chiarimenti su determinate regole o responsabilità piuttosto che rischiare di violarle.
Per le istituzioni che desiderano mantenere la licenza di sponsorizzazione Tier 4 per gli studenti internazionali, è essenziale che la conformità all'UKVI sia una priorità assoluta. In questa guida abbiamo condiviso i nostri migliori consigli per garantire una conformità UKVI a prova di audit. Questi consigli si basano sulla nostra esperienza e conoscenza della conformità all'UKVI in qualità di fornitore leader di soluzioni di conformità all'UKVI dal 2015. Seguendo questi consigli, le istituzioni possono dimostrare il loro impegno per la conformità all'UKVI ed evitare il rischio di perdere la loro licenza di sponsorizzazione Tier 4.
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