University of Roehampton förenklar administrativa processer och förbättrar studenternas välbefinnande

UoR, som rankas som det modernaste universitetet i London och ett av de 10 bästa universiteten i Storbritannien när det gäller nöjda doktorander, har ett gott rykte för högkvalitativ undervisning och forskning och är ett populärt studiemål för internationella studenter.

Universitetet var tidigt ute med att använda SEAtS Softwares lösningar för studentframgång och har sedan 2016 utnyttjat analyser av närvaro och engagemang. År 2023 lade UoR till SEAtS Software Mitigating Circumstances Solution till sitt ramverk för studentframgång och akademisk excellens.

Utmaningen

Personalen vid University of Roehampton i London hanterade tusentals studenters förfrågningar om förmildrande omständigheter varje månad. Det befintliga systemet hade många begränsningar och krävde stora manuella insatser och ingripanden från personalen.

På University of Roehampton var de största problemen med deras befintliga process följande:

• • Studenter kunde inte bifoga bevis som en del av ansökan utan var tvungna att göra det separat.
  • Studenter kunde inte ansöka om flera objekt som en del av en ansökan med ett enda skäl.
  • Stora mängder mänskliga fel i samband med applikationer som krävde manuell hantering.

Efter att ha granskat marknaden upptäckte UoR att det inte fanns några färdiga lösningar eller fristående plattformar för studenternas egna ansökningar om förmildrande omständigheter vid universitetet.

Universitetet, som redan är kund till SEAtS Attendance and Engagement Analytics, ville utöka sin användning av SEAtS produkter och vände sig till oss för att hitta en lösning på sina utmaningar under 2021. Vi var glada över att kunna utforma en lösning för förmildrande omständigheter för att hantera de problem som University of Roehampton och den bredare högre utbildningsbranschen som helhet upplevde.

SEAtS Softwares lösning för mildrande omständigheter

Vi arbetade mycket nära UoR för att förstå deras huvudsakliga problem och grundläggande krav på en lösning för förmildrande omständigheter.

Kravet var ett system som på ett smidigt sätt skulle leverera en effektiv och transparent beslutsprocess som tydligt kommunicerade ansökans progression och resultat. Det var viktigt att det nya systemet skulle förenkla processen för studenterna, så att de enkelt kunde skicka in ansökningar för flera bedömningar och bifoga relevanta bevis. Det var också viktigt att de kunde spåra statusen för sin ansökan för full transparens.

Systemet måste registrera data och övervaka tjänsteleveransen för att möjliggöra korrekt rapportering, samt ta bort den administrativa bördan i samband med granskning och godkännande av ansökningarna.

Den implementerade lösningen ger UoR följande:

• Ett effektivt arbetsflöde för godkännande med smart uppgiftstilldelning och automatiska meddelanden om ansökningar.
• En kontrollpanel för godkännanden med en omfattande översikt över alla personalansökningar.
• En kraftfull rapporteringsmodul med värdefulla insikter och analyser av förmildrande omständigheter.
• En tillförlitlig efterlevnadsmodul som säkerställer efterlevnad av institutionella policyer och dataskyddsbestämmelser.

Konsekvenser

Effekten av att använda SEAtS Softwares lösning för förmildrande omständigheter är bland annat

• Ge studenterna en bättre upplevelse genom att tillämpa ett rättvist, konsekvent och empatiskt förhållningssätt till deras ansökningar om särskilda omständigheter.
• Effektivisera de administrativa processerna genom att eliminera de manuella uppgifter och fel som bromsar dessa applikationer.
• Spara tid och pengar på dina administrativa avdelningar genom minskad arbetsbelastning.
• Ge snabbare och mer personligt stöd till dina studenter som möter utmaningar under sin akademiska resa.