A Universidade de Roehampton simplifica os processos administrativos e melhora o bem-estar dos estudantes

Classificada como a universidade moderna nº 1 em Londres e uma das 10 melhores universidades do Reino Unido em termos de satisfação dos estudantes de pós-graduação, a UoR tem uma reputação de ensino e investigação de alta qualidade e é um destino de estudo popular para estudantes internacionais.

A universidade foi uma das primeiras a adotar as soluções de sucesso do aluno da SEAtS Software, aproveitando a análise de frequência e engajamento desde 2016. Em 2023, a UoR adicionou a Solução de Circunstâncias Mitigantes do Software SEAtS à sua estrutura para o sucesso do aluno e excelência acadêmica.

O desafio

O pessoal da Universidade de Roehampton, em Londres, estava a processar milhares de pedidos de circunstâncias atenuantes de estudantes, todos os meses. O sistema existente tinha muitas limitações e exigia um grande esforço manual e intervenção do pessoal.

Na Universidade de Roehampton, os principais pontos problemáticos do processo existente eram:

• • Os alunos não podiam anexar provas como parte da candidatura e tinham de o fazer separadamente.
  • Os estudantes não podem candidatar-se a vários itens como parte de uma candidatura com um único motivo.
  • Grande quantidade de erros humanos associados a aplicações que necessitavam de intervenção manual.

Depois de analisar o mercado, a UoR descobriu que não existiam soluções "prontas a usar" ou plataformas autónomas para efeitos de apresentação de pedidos de circunstâncias atenuantes por parte dos estudantes na universidade.

Como cliente atual da SEAtS' Attendance and Engagement Analytics, a universidade estava interessada em expandir a sua utilização dos produtos SEAtS e veio até nós à procura de uma solução para os seus desafios em 2021. Tivemos o prazer de conceber uma solução para circunstâncias atenuantes para resolver os problemas experimentados pela Universidade de Roehampton e pela indústria de ensino superior em geral.

Solução de Circunstâncias Mitigantes da SEAtS Software

Trabalhámos em estreita colaboração com a UoR para compreender os seus principais problemas e requisitos essenciais para uma solução de circunstâncias atenuantes.

O requisito era um sistema que proporcionasse um processo de tomada de decisões eficiente e transparente, que comunicasse claramente a progressão e os resultados das candidaturas. Era crucial que o novo sistema simplificasse o processo para os estudantes, permitindo-lhes apresentar facilmente candidaturas a várias avaliações e anexar provas relevantes. Era também importante que pudessem acompanhar o estado da sua candidatura para uma total transparência.

O sistema tinha de registar dados e monitorizar a prestação de serviços para permitir a elaboração de relatórios precisos, bem como eliminar a carga administrativa associada à análise e aprovação dos pedidos.

A solução implementada fornece à UoR

• Um fluxo de trabalho de aprovação eficiente com atribuição inteligente de tarefas e notificações automáticas de aplicações.
• Um painel de controlo das aprovações com uma visão global de todas as candidaturas para o pessoal.
• Um poderoso módulo de elaboração de relatórios com informações e análises valiosas sobre circunstâncias atenuantes.
• Um módulo de conformidade fiável que garante o cumprimento das políticas institucionais e dos regulamentos de proteção de dados.

O impacto

O impacto da utilização da solução de circunstâncias atenuantes da SEAtS Software inclui:

• Proporcionar aos estudantes uma melhor experiência, aplicando uma abordagem justa, coerente e empática aos seus pedidos de circunstâncias especiais.
• Simplificar os processos administrativos, eliminando as tarefas manuais e os erros que atrasam estas aplicações.
• Poupar tempo e dinheiro nos seus departamentos administrativos com a redução do volume de trabalho.
• Proporcionar um apoio mais rápido e personalizado aos seus alunos que enfrentam desafios no seu percurso académico.